Das Onboarding ist ein äußerst komplexer Prozess, der der nachhaltigen Integration neuer Mitarbeitender in das Unternehmen dient. Was genau das Onboarding ist oder welche Schritte man in der Einarbeitungszeit unbedingt befolgen sollte, haben wir bereits in unseren Blogbeiträgen Onboarding und Einarbeitungszeit erklärt. Auch die Vorteile eines gut organisierten Onboardings haben wir dabei beleuchtet. In diesem Beitrag geht es deshalb jetzt etwas spezifischer darum, welche Bereiche im Unternehmen welche Aufgaben während des Onboardings zu erfüllen haben. Denn das Onboarding findet nicht nur in einem kleinen Kreis der jeweiligen Fachabteilung statt, sondern schließt im besten Fall abteilungsübergreifend viele Bereiche des Unternehmens mit ein. Zunächst wird auf die Zuständigkeiten in den wichtigsten Abteilungen eingegangen und dann auf die Zuständigkeiten, die bei einzelnen Personen liegen.
Inhalt:
Personalabteilung
Der Personalabteilung kommt eine der Schlüsselrollen zu, wenn es um neue Mitarbeitende geht. Besonders wichtig ist, dass die HR-Abteilung sicherstellt, dass alle notwendigen Dokumente und Vertragsunterlagen unterzeichnet sind und bei dem Start in das neue Berufsleben vorliegen. Außerdem wird in der Personalabteilung der Onboarding-Plan erstellt. Dieser ist zunächst standardisiert, sollte aber in jedem Fall genügend Raum geben, dass er auf die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden und der anderen involvierten Abteilungen angepasst werden kann.
Die Personalabteilung ist die Schnittstelle bei der ersten Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Abteilungen und den neuen Mitarbeitenden. Auch am ersten Arbeitstag ist die HR-Abteilung die erste Anlaufstelle für neue Arbeitnehmende und sollte diese vor allem bei organisatorischen Aufgaben unterstützen.
IT-Abteilung
Auch die IT-Abteilung ist für einen reibungslosen Start so wichtig, weil durch sie die nötige technische Infrastruktur bereitgestellt wird. Hardware, wie Laptops, Monitore, ein Firmenhandy oder alle anderen erforderlichen Geräte, müssen entsprechend vorbereitet und dann auch zur Verfügung gestellt werden. Zu dieser Vorbereitung gehört ebenfalls das Installieren der nötigen Software, also von allen wichtigen Programmen, und die Einrichtung der entsprechenden Benutzerkonten.
Bei Fragen und Problemen sollten sie als technischer Support den neuen Mitarbeitenden unter die Arme greifen. Auch Sicherheitsschulungen, zum Beispiel zum Thema Datenschutz, fallen in den Aufgabenbereich der IT-Abteilung und sollten von ihr durchgeführt werden.
Fachabteilungen
Die fachspezifische Einarbeitung neuer Mitarbeitender kann von verschiedenen Personen oder Teams innerhalb einer Fachabteilung übernommen werden. Die neuen Mitarbeitenden müssen schließlich innerhalb der Fachabteilung mit den Arbeitsprozessen, Tools und Methoden vertraut gemacht werden. Erste Projekte müssen für die neuen Arbeitnehmenden ausgesucht und ihnen zugewiesen werden. Dafür sollten sie strukturiert an ihr neues Aufgabenfeld herangeführt werden. Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Fachabteilung sollten für die neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit aufzeigen, bei fachlichen Problemen immer auch als Ansprechperson zu fungieren.
Führungskraft
Die Führungskraft soll dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeitende gut in das Team einfügen und ihre Rolle verstehen. Deshalb gehört die Vorstellung der neuen Arbeitskräfte im Team zu den Aufgaben der Führungskräfte. Das kann entweder persönlich, zum Beispiel am ersten Arbeitstag erfolgen oder auch schon vorab in einer E-Mail. Außerdem bespricht die Führungskraft mit den neuen Arbeitnehmenden die Erwartungen, die vonseiten des Unternehmens an die neuen Mitarbeitenden gestellt werden und bespricht außerdem genaue Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zielsetzungen. Zu den Zuständigkeiten der Führungskräfte zählt auch das regelmäßige Durchführen von Feedback-Gesprächen mit den neuen Arbeitnehmenden. In regelmäßigen Check-Ins sollten darüber hinaus mögliche Unsicherheiten besprochen werden. Eine wichtige Aufgabe einer Führungskraft ist auch die Vermittlung von den Unternehmenswerten, damit sich die neuen Mitarbeitenden besser mit der Unternehmenskultur identifizieren können.
Buddy-Programm
Nicht nur fachlich, sondern auch sozial müssen neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert werden. Deshalb sollte im Rahmen, beispielsweise im Rahmen eines Buddy-Programms, eine feste Ansprechperson für alle neuen Arbeitnehmenden zur Verfügung stehen. Diese Ansprechpersonen können dann bei allen Fragen und Problemen mit Rat und Tat zur Seite stehen, die neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen begleiten und sie zum Beispiel zu gemeinsamen Mittagessen mitnehmen. Das Buddy-Programm hilft dabei, auch ungeschriebene Regeln innerhalb des Unternehmens, wie die Umgangsformen untereinander, zu vermitteln. Nähere Informationen zu den Vorteilen und einer möglichen Struktur eines solchen Buddy-Programms haben wir in unserem dazugehörigen Blogartikel zusammengetragen.
Zusammenfassung
Was einem Unternehmen bei der Eingliederung neuer Mitarbeitender klar sein muss, ist, dass ein strukturiertes und erfolgreiches Onboarding nicht automatisch dann erreicht wird, wenn man einen allgemeinen Plan dafür erstellt hat. Für ein erfolgreiches Onboarding muss das gesamte Unternehmen abteilungsübergreifend an einem Strang ziehen, um den neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern. Die klare Zuordnung von Zuständigkeiten innerhalb dieses Prozesses hilft bei der Orientierung und Eingliederung der neuen Arbeitskräfte.
