Die Einarbeitungszeit bildet den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Arbeitnehmenden. Sie dient dazu, die neuen Mitarbeitenden mit den fachlichen und organisatorischen Anforderungen ihrer neuen Tätigkeit vertraut zu machen. Dabei spielt die Eingliederung in die Unternehmenskultur wie auch die soziale Integration eine große Rolle. Doch wie genau lässt sich eine erfolgreiche Einarbeitungszeit gestalten? Worauf sollte unbedingt geachtet werden und welche Schritte sollten in jedem Fall durchgeführt werden?
Im Folgenden klären wir auf über fachliche und Intensiv-Schulungen, Feedback- und Probezeitgespräche, die Möglichkeiten eines Einstiegs über eine Trainee-Stelle und das Buddy-Programm.
Inhalt:
Fachliche Schulungen
Neue Mitarbeitende haben zwar meist schon wichtige und vor allem auch nützliche Vorkenntnisse beim Antritt ihrer Tätigkeit, allerdings müssen sie sich trotzdem zunächst an die speziellen Anforderungen im neuen Unternehmen gewöhnen. Prozessabläufe müssen aus diesem Grund genau erklärt werden, damit die neuen Arbeitnehmenden wissen, wie die Arbeit im Unternehmen strukturiert ist und welche Tools dabei verwendet werden müssen. Dabei müssen ebenfalls Kenntnisse über Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens erworben werden. Auch Schulungen über Datenschutz, Compliance oder aber branchenspezifische Regelungen müssen durchgeführt werden. Dies ist notwendig, damit neue Mitarbeitende direkt von Beginn an regelkonform arbeiten können.
Gut strukturierte Schulungspläne, in denen auch regelmäßige Lernerfolgskontrollen keinesfalls fehlen sollten, sind von Vorteil. Schulungen könnten beispielsweise durch extra organisierte Workshops oder aber auch bequemer durch E-Learning-Programme durchgeführt werden.
Feedback- und Probezeit-Gespräche
Generell sollte in einem Unternehmen mit einer guten Kommunikation auch eine ausgeprägte Feedback-Kultur etabliert sein. Vor allem jedoch in der Einarbeitungszeit sind regelmäßige Feedback-Gespräche von unschätzbarem Wert. Sie dienen nicht nur als Orientierung für die neuen Mitarbeitenden, sondern fördern gleichzeitig auch den Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und den neuen Arbeitnehmenden. Außerdem können durch sie frühzeitig Fehler erkannt und korrigiert werden.
Feedback-Gespräche sollten jedoch nicht nur der bloßen Fehlerkorrektur dienen. Positive Rückmeldung zum Beispiel steigert die Motivation der Mitarbeitenden enorm. Darüber hinaus fördern sie die Transparenz, da die Arbeitnehmenden genau wissen, was gut läuft und woran sie noch arbeiten müssen. Dazu sollte das Feedback konstruktiv und konkret formuliert werden und ebenfalls ein Raum geschaffen werden, in dem auch die Mitarbeitenden Feedback an ihre Vorgesetzten geben können.
Das Probezeit-Gespräch, anders als die regelmäßigen Feedback-Gespräche, steht, wie der Name bereits andeutet, am Ende der Probezeit an. Diese überschneidet sich meist jedoch mit der Einarbeitungszeit und ist meist nach ungefähr 6 Monaten beendet. In diesem Gespräch sollen die Arbeitnehmenden und die Vorgesetzten über die erste gemeinsame Zeit im Unternehmen reflektieren und einen Ausblick in die Zukunft geben. Dabei sollten einige Fragen beantwortet werden, wie: Welche Ziele wurden erreicht und wo gab es Herausforderungen? Was lief besonders gut und wo besteht weiterhin Nachholbedarf? Wie soll es nach der Probezeit weitergehen?
Wichtig für das Probezeit-Gespräch ist, dass es sich auch hier um einen Dialog zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten handelt. Für beide Seiten sollte es als eine Chance gesehen werden, eine langfristige Zusammenarbeit zu etablieren und sich stetig zu verbessern.
Trainee-Stellen als Berufseinstieg
Trainee-Stellen gelten als eine besondere Form des Berufseinstiegs. Solche Angebote richten sich meist an Hochschulabsolvierende ohne vorherige Berufserfahrung und eignen sich besonders für den Quereinstieg. Diese Art Programm ermöglicht einen umfassenden Einblick in das Unternehmen durch den Wechsel zwischen verschiedenen Abteilungen. Dazu erhält jede neue Arbeitskraft im Trainee-Programm eine eigene Bezugsperson, die in allen Situationen unterstützend und begleitend zur Seite stehen soll. Dieses Konzept lässt sich auch im Buddy-Programm wiederfinden. Dabei geht es nicht nur um die bloße Einarbeitung am Arbeitsplatz, sondern auch um gezielte Fortbildungen und Seminare mit einem speziellen Fokus auf Weiterbildungsmaßnahmen, die junge Talente frühzeitig an das Unternehmen binden können.
Buddy-Programm
Das sogenannte Buddy-Programm zielt vor allem auch auf die soziale Integration neuer Mitarbeitender ab. Neben der Unterstützung bei organisatorischen Fragen, sollen die Buddys auch als Orientierungshilfe zum Zurechtfinden in der neuen Arbeitsumgebung dienen. Sie sind die vertrauliche Ansprechperson für neue Arbeitnehmende, die Fragen aller Art beantworten soll. Außerdem geht es beim Buddy-Programm um die Hilfe beim Aufbau eines Netzwerks. Die Buddys sollen die neuen Mitarbeitenden in größeren Runden vorstellen und sie mitnehmen können. Das erleichtert das Finden von Anschluss enorm.
Durch ein Buddy-Programm wird die soziale Eingliederung neuer Arbeitnehmender folglich stark beschleunigt und das Zugehörigkeitsgefühl verstärkt. Außerdem werden so auch die Vorgesetzten entlastet, da die Buddys ihnen viele Aufgaben in der Eingliederung neuer Mitarbeitender abnehmen.
Intensiv-Schulungen
Intensiv-Schulungen sollen neue Mitarbeitende, anders als normale fachliche Schulungen, in sehr kurzer Zeit auf ihre neuen Aufgaben vorbereiten. Sie sind zeitlich stark konzentriert und sehr praxisnah gestaltet. Vor allem im IT-Bereich kommen solche Intensiv-Schulungen häufig zum Einsatz, da durch sie ein schnelles Training für bestimmte notwendige Systeme oder Technologien bereitgestellt werden kann.
Auch bei direktem Kontakt mit der Kundschaft lohnen sich diese Schulungen. Die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens müssen schließlich im Detail gekannt werden, um diese auch gebührend gegenüber der Kundschaft vorstellen zu können. Führungskräfte können sich ebenfalls diesen Intensiv-Schulungen unterziehen. Dabei gibt es beispielsweise Workshops zu Leadership, zur Führung der Mitarbeitenden, zu Konfliktlösungen usw.
Diese Intensiv-Schulungen sind aus dem Grund so gut, dass sie sehr viel Wissen innerhalb kürzester Zeit vermitteln. Dadurch werden die neuen Arbeitnehmenden oder die neuen Führungskräfte deutlich schneller voll einsatzfähig.
Zusammenfassung
Eine umfassende und gut strukturierte Einarbeitungszeit legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Arbeitnehmenden und den Arbeitgebenden. Wichtig ist, dass die neuen Mitarbeitenden sowohl fachlich als auch sozial in das Unternehmen integriert werden. Aus diesem Grund sind fachliche und Intensiv-Schulungen genauso wichtig, wie der Anschluss an die Kolleginnen und Kollegen durch die sogenannten Buddys. Auch regelmäßige Feedback-Gespräche geben beiden Seiten Sicherheit und ein gutes Gefühl. Am Ende sollte immer ein Abschluss- bzw. Probezeitgespräch stehen, indem Bilanz gezogen wird, konstruktive Kritik geübt und ein Ausblick auf die Zukunft gegeben wird.
