Zeugnisprozess optimieren

Die Zeugniserstellung gehört in den meisten Personalabteilungen nicht zur beliebtesten Aufgabe. Umso wichtiger, dass der Prozess klar definiert, optimiert und standardisiert ist. Das Zusammenspiel zwischen einem guten Prozess und dem Flowmium Zeugnisgenerator bringt die Zeugniserstellung auf ein neues Niveau.

Die primären Ziele eines optimierten Zeugnisprozesses:

• Der Aufwand für die Personalabteilung und Führungskräfte soll minimal sein
• Mitarbeitende sollen fristgerecht ihre Zeugnisse erhalten
• Zeugnisse sollen rechtssicher sein

Überblick:

1. Zeugnisprozess schriftlich festhalten
2. Zuständigkeiten innerhalb der Personalabteilung festlegen
3. Unterschriftregelung festlegen
4. Klare Fristen festlegen
5. Zeugniserstellung digital abbilden
6. Überblick über offene Zeugnisse behalten
7. Bewertungsschema festlegen
8. Vorabkontrolle durch die Mitarbeitenden
9. Vier-Augen-Prinzip beachten
10. Schulung der Beteiligten
11. Kontinuierliche Verbesserung

1. Zeugnisprozess schriftlich festhalten

Der Prozess der Zeugniserstellung ist in vielen Personalabteilungen nicht klar definiert. Das führt dazu, dass die Erstellung von verschiedenen Personen innerhalb der Personalabteilung unterschiedlich gehandhabt wird und der Überblick verloren geht.

Damit der Prozess sowohl für alle Personen innerhalb der Personalabteilung als auch für die Führungskräfte transparent ist, sollte der Prozess dokumentiert werden.

Beispielprozess für Zwischenzeugnisse:

• Beantragung eines Zwischenzeugnisses durch einen Mitarbeitenden über das Self-Service-Portal von Flowmium
• Prüfung des Anspruchs und ggf. Rücksprache mit der Führungskraft
• Initiale Erstellung durch die Personalabteilung
• Übergabe an die Führungskraft zur Bewertung und Kontrolle der Tätigkeiten
• Finalisierung durch die Personalabteilung und Einholung der Unterschriften
• Ablage einer Kopie in der Personalakte und Übergabe des Zeugnisses an den Mitarbeitenden

Beispielprozess für Endzeugnisse:

• Initiale Erstellung durch die Personalabteilung
• Übergabe an den Mitarbeitenden zur Überprüfung und Vervollständigung der Tätigkeiten
• Übergabe an die Führungskraft zur Bewertung und Kontrolle der Tätigkeiten
• Finalisierung durch die Personalabteilung und Einholung der Unterschriften
• Ablage einer Kopie in der Personalakte und Versand des Zeugnisses per Post

2. Zuständigkeiten innerhalb der Personalabteilung festlegen

Gerade in Personalabteilungen mit mehreren Mitarbeitenden stellt sich die Frage, wer für die Zeugniserstellung zuständig ist. Ist es nach Standort aufgeteilt, nach Berufsgruppe oder macht es einfach die Person, die gerade Zeit hat? Durch genaue Festlegung der Zuständigkeiten vermeiden Sie Unstimmigkeiten und Abstimmungsprobleme. So wird der Prozess insgesamt beschleunigt und die Mitarbeitenden erhalten ihr Zeugnis schneller.

3. Unterschriftregelung festlegen

Definieren Sie genau, wer in Ihrem Unternehmen für die Unterzeichnung von Zeugnissen zuständig ist und in welcher Kombination dies erfolgt. Wenn Sie eine klare Regel haben, braucht es nicht jedes Mal eine Entscheidung und der Prozess ist wieder ein bisschen schneller.

Empfohlen ist, dass zum einen die direkte Führungskraft oder eine für die Abteilung verantwortliche Person unterschreibt. Zum anderen sollte eine Person aus der Personalabteilung, möglichst die Personalleitung unterschreiben. Die Führungskraft unterschreibt dabei in der Regel links und die Personalabteilung rechts. In kleineren Unternehmen ist es üblich, dass ausschließlich die Geschäftsführung unterschreibt.

Neben einer übergeordneten Regel kann eine detailliertere Festlegung sinnvoll sein. Erstellen Sie eine einfache Liste mit allen Abteilungen oder sonstigen betrieblichen Einteilungen und legen Sie genau die Personen fest, die ein Zeugnis unterschreiben. Stimmen Sie diese Liste auch mit den Verantwortlichen ab.

4. Klare Fristen festlegen

Die Erstellung von Zeugnissen gehört bei Personalern zu den eher unbeliebten Aufgaben und wird deshalb gerne auf die lange Bank geschoben. Legen Sie innerhalb der Personalabteilung klare Fristen fest, in denen Sie Zeugnisse erstellen möchten. Kommunizieren Sie auch an die Führungskräfte eine klare Frist und weisen Sie dabei auf die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitenden hin, die eine schnelle Erledigung mit sich bringt. Mit einer selbst gesteckten und klar kommunizierten Zielvorgabe ist es wahrscheinlicher, die Frist einzuhalten.

Folgende Fristen sind in der Praxis ambitioniert, aber sinnvoll:

• Zwischenzeugnisse: 3 Wochen nach Anfrage
• Endzeugnisse: Mit dem Tag des Austritts

5. Zeugniserstellung digital abbilden

Nutzen Sie den Flowmium Zeugnisgenerator, der Ihnen hilft, rechtssichere Zeugnisse mit den garantiert richtigen Noten zu erstellen. So haben Sie im Optimalfall mit wenigen Klicks ein unterschriftsreifes Zeugnis erstellt.

Der Flowmium Zeugnisgenerator unterstützt Sie im gesamten Prozess und insbesondere bei folgenden Punkten:

• Der Überblick über offene Zeugnisse und Anträge geht nicht verloren.
• Der Zeugnisprozess kann durch Übergabe an Führungskräfte nahezu vollständig digital abgebildet werden.
• Die Unterschriftenregelung lässt sich pro Unternehmen, Standort und Abteilung hinterlegen.
• Durch automatische Erinnerungen werden Fristen besser eingehalten.
• Den Führungskräften wird das Bewertungsschema direkt bei der Bewertung angezeigt.
• Digitale Übergabe zur Vorabkontrolle an Führungskräfte und Mitarbeitende.
• Ein Schulungsvideo unterstützt die Führungskräfte beim Umgang mit dem Zeugnisgenerator.
• Kennzahlen tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

6. Überblick über offene Zeugnisse behalten

Ist das Zeugnis von Frau Schmidt eigentlich schon fertig? Hat Herr Müller nicht ein Zwischenzeugnis angefordert? Die Frage hat sicher schon jeder Personaler gehört oder sich selbst gefragt. Ohne System ist es schwierig, den Überblick zu behalten und den Zeugnisanfragen innerhalb einer angemessenen Frist gerecht zu werden.

Definieren Sie deshalb einen klaren Prozess und Verantwortliche, um kein Zeugnis zu vergessen. Je nachdem ob es um Zwischen- oder Endzeugnisse geht, könnte folgende Regelung helfen.

Beispielprozess für Zwischenzeugnisse:

• Zwischenzeugnisse müssen durch die Mitarbeitenden über das Self-Service-Portal des Flowmium Zeugnisgenerators beantragt werden.
• Eine E-Mail wird durch das System an den Personalsachbearbeiter geschickt, der den Antrag in ein Zeugnis umwandelt und nach dem normalen Prozess weiter bearbeitet.
• Jeden Donnerstag prüft der Personalsachbearbeiter alle offenen Zeugnisse und finalisiert von der Führungskraft bewertete Zeugnisse.

Beispielprozess für Endzeugnisse:

• Am 10. des Monats werden für alle in diesem Monat austretenden Mitarbeitenden ein Zeugnis in Flowmium angelegt und nach dem normalen Prozess weiter bearbeitet.
• Jeden Donnerstag prüft der Personalsachbearbeitende alle offenen Zeugnisse und finalisiert von der Führungskraft bewertete Zeugnisse.

7. Bewertungsschema festlegen

Es gibt keine allgemeingültige oder auch nur allgemein anerkannte Methode zur Vergabe der Noten in einem Arbeitszeugnis. Es gibt einige Gerichtsurteile, auf die sich Zeugnisausstellende berufen. Allerdings sind sich auch die Gerichte nicht einig. Das wohl größere Problem sind in der Praxis aber die unterschiedlichen Maßstäbe eines jeden Einzelnen. Die eine Führungskraft beurteilt streng und vergibt die Note 1 nur in absoluten Ausnahmefällen, die andere Führungskraft tut sich mit guten Noten sehr viel einfacher.

Damit alle Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens gleich behandelt werden, sollte eine Empfehlung an die Führungskräfte ausgesprochen werden. Dies hat auch den Vorteil, dass keine zusätzliche Schleife gedreht werden muss, wenn die Beurteilung unpassend gewählt wurde.

Unsere Empfehlung für eine sachliche, rechtssichere und zeitgemäße Bewertung:

• Note 1 "Sehr gut" vergeben Sie an überdurchschnittliche Mitarbeitende, die sie im weiteren Sinne zu den Leistungsträgern zählen. Je nach Unternehmen, Branche und Tätigkeitsfeld sind das ca. 15% der Arbeitnehmer.
• Note 2 "Gut" vergeben Sie an durchschnittliche, gute Mitarbeitende, die ihre Aufgaben pflichtbewusst erledigen. Je nach Unternehmen, Branche und Tätigkeitsfeld sind das 70% der Arbeitnehmer, also die Mehrheit.
• Note 3 "Befriedigend" vergeben Sie an sogenannte Low Performer, die sich vielleicht nichts zu Schulden kommen haben lassen, aber eine deutlich unterdurchschnittliche Arbeitsleistung erbringen. Je nach Unternehmen, Branche und Tätigkeitsfeld sind das 15% der Arbeitnehmer.
• Note 4 "Ausreichend" vergeben Sie an Low Performer, die zusätzlich grobe Pflichtverletzungen begangen haben. Da sich ein Fehlverhalten in der Regel nicht auf alle Kriterien auswirkt, werden nur einzelne Beurteilungskriterien mit dieser Note belegt und nicht die zusammenfassende Leistungsbeurteilung.
• Beziehen Sie den gesamten Beschäftigungszeitraum bzw. die Gesamtzeit der Zusammenarbeit in die Bewertung ein.

8. Vorabkontrolle durch die Mitarbeitenden

In vielen Fällen wird ein Zeugnis ausschließlich durch die Personalabteilung und die Führungskraft erstellt und dem Mitarbeitenden anschließend übergeben. Eine Prüfung durch den Mitarbeitenden bevor das Zeugnis unterschrieben wird, erfolgt in der Regel nicht. Das kann zu mehr oder weniger vielen Beanstandungen und nachträglichen Korrekturen führen.

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in den Zeugnisprozess ein und lassen Sie zumindest die Tätigkeiten vorab überprüfen. Denn die Mitarbeitenden kennen ihre Tätigkeiten im Zweifelsfall am besten.

9. Vier-Augen-Prinzip beachten

Nach dem gefühlt zehnten Drüberlesen und dem Umstellen von Sätzen fallen einem eigentlich offensichtliche Fehler nicht mehr auf. Daher ist es sinnvoll, das Zeugnis einem Teammitglied zum Korrekturlesen zu geben. Rechtschreibfehler, falsche persönliche Daten oder sonstige Unstimmigkeiten können durch dieses Vier-Augen-Prinzip auf ein Minimum reduziert werden.

Neben dem Vier-Augen-Prinzip kann auch eine kleine Checkliste mit den zu prüfenden Punkten und häufigen Fehlern helfen:

• Persönliche und berufliche Daten sind korrekt
• Alle Stationen/Positionen sind erwähnt
• Die Tätigkeiten sind aussagekräftig (Mindestens 5 – 10 Tätigkeiten)
• Besondere Erfolge und erfolgreiche Projekte sind erwähnt (z.B. Verkaufserfolge)
• Relevante Weiterbildungen sind erwähnt
• Die Leistung ist fair und nach dem Bewertungsschema beurteilt
• Beim Verhalten wird auch der Kontakt zu Kunden erwähnt, falls relevant
• Zeugnis ist in der richtigen Zeitform geschrieben (Zwischenzeugnis Gegenwart, Endzeugnis Vergangenheit)
• Rechtschreibung ist korrekt
• Zeugnis ist auf dem richtigen Briefpapier gedruckt

10. Schulung der Beteiligten

Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen spielen die Führungskräfte eine zentrale Rolle. Um die Führungskräfte gut in den Prozess einzubinden und das Verständnis zu erhöhen, bietet sich eine Schulung an.

Eine Schulung kann zum Beispiel folgende Inhalte haben:

• Erstellungsprozess darlegen
• Fristen mitteilen
• Bewertungsschema erklären
• Erstellungsprozess im Zeugnisgenerator zeigen
• Offene Fragen klären

Zusätzlich zur Schulung kann ein Handout mit den wichtigsten Punkten erstellt werden.

11. Kontinuierliche Verbesserung

Damit Sie Ihre selbst gesteckten Ziele (z.B. Fristen) überprüfen und über Monate und Jahre einen Trend ablesen können, empfiehlt es sich, die Kennzahlen zu messen.

Sinnvolle Kennzahlen sind zum Beispiel folgende:

• Anzahl Tage, nachdem eine Zwischenzeugnisanforderung erfüllt wurde
• Anzahl Tage nach Austritt, nachdem ein Mitarbeitender das Zeugnis erhält
• Anzahl Tage, die ein Zeugnis auf einem bestimmten Prozessschritt verbringt
• Anzahl nachträglicher Änderungswünsche durch Mitarbeitende
• Anzahl Zwischenzeugnisse pro Jahr
• Anzahl Endzeugnisse pro Jahr

Mit diesen objektiven Zahlen können Sie gezielt Verbesserungsbedarfe feststellen und kontinuierlich Maßnahmen ergreifen, um den Prozess zu verbessern.

Zusammenfassung

Sie wollen Ihren Zeugnisprozess optimieren? Dann setzen Sie folgende Punkte priorisiert um:

1. Erstellen Sie ein Dokument mit folgenden Punkten:
• Darstellung Zeugnisprozess in wenigen Punkten
• Zuständigkeit innerhalb der Personalabteilung
• Fristen
• Bewertungsschema
• Unterschriftregelung
2. Besprechen Sie das Dokument innerhalb der Personalabteilung und verständigen Sie sich auf die Einhaltung der Regeln.
3. Führen Sie den Flowmium Zeugnisgenerator ein und hinterlegen Sie dort den definierten Prozess und die Regeln.