Zeugnisprozess optimieren

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Robert Lassen
11. Januar 2021
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Die Erstellung von Zeugnissen ist aufwendig. Deshalb lohnt es sich, den Prozess zu durchleuchten und zu optimieren. Wir präsentieren Ihnen 9 Tipps, mit denen Sie die Zeugniserstellung effizienter und schneller machen können.

1. Klare Zuständigkeiten definieren

Gerade in größeren Personalabteilungen stellt sich die Frage, wer für die Zeugniserstellung zuständig ist. Ist es nach Standort aufgeteilt, nach Berufsgruppe oder macht es einfach der, der gerade Zeit hat? Damit es nicht zu Unstimmigkeiten und Abstimmungsproblemen kommt, legen Sie genau fest, wer zuständig ist. So wir der Prozess insgesamt beschleunigt und Ihre Mitarbeiter erhalten ihr Zeugnis schneller.

2. Klare Fristen festlegen

Die Erstellung von Zeugnissen gehört bei Personalern zu den eher unbeliebten Aufgaben und werden deshalb gerne auf die lange Bank geschoben. Legen Sie innerhalb der Personalabteilung klare Fristen fest, in denen Sie Zeugnisse erstellen möchten. Mit einer selbst gesteckten und klar kommunizierten Zielvorgabe ist es wahrscheinlicher, die Frist einzuhalten.

3. Liste für offene Zeugnisse anlegen

Sobald das letzte Zeugnis geschrieben ist, folgt schon wieder das nächste. Das ist ein nie endender Prozess. Dabei gibt es zum einen die Endzeugnisse, die beim Austritt ausgestellt werden müssen. Dazu kommen Zwischenzeugnisse, die häufig auf Zuruf des Mitarbeiters oder des Vorgesetzten verlangt werden. Um den Überblick zu behalten, hilft eine Liste in Papierform oder eine digital verwaltete Liste. Dort notieren Sie alle angeforderten Zeugnisse und können diese nach Erledigung abhaken.

4. Checkliste für die Erstellung einführen

Ein Zeugnis ist komplex und es müssen viele Dinge beachtet werden. Damit nichts vergessen wird, hilft eine Checkliste, mit der sowohl der Inhalt als auch die Form kontrolliert werden kann. Eine solche Checkliste können Sie hier kostenfrei herunterladen.

5. Zeugnis vorab durch Mitarbeiter prüfen lassen

Für den Mitarbeiter und die Personalabteilung ist es ärgerlich, wenn ein bereits unterschriebenes Zeugnis nochmal geändert werden muss. Sei es wegen eines banalen Rechtschreibfehlers oder weil zum Beispiel die Tätigkeiten nicht stimmen. Damit das Risiko minimiert wird, lassen Sie Ihren Mitarbeiter das Zeugnis doch vorab lesen.

6. Vier-Augen-Prinzip einführen

Nach dem gefühlt zehnten Drüberlesen und dem Umstellen von Sätzen fallen einem eigentlich offensichtliche Fehler nicht mehr auf. Da ist es sinnvoll, das Zeugnis einem Kollegen zum Korrekturlesen zu geben. Rechtschreibfehler, falsche persönliche Daten oder sonstige Unstimmigkeiten können durch dieses Vier-Augen-Prinzip auf ein Minimum reduziert werden.

7. Unterschriftenregelung festlegen

Definieren Sie einmal, wer bzw. in welcher Kombination in Ihrem Unternehmen Zeugnisse unterschrieben werden. Wenn Sie eine klare Regel haben, braucht es nicht jedes Mal eine Entscheidung und schon ist der Prozess wieder ein bisschen schneller.

8. Beurteilungsbogen verschicken

Ob in Papierform oder natürlich besser in digitaler Form. Lassen Sie den direkten Vorgesetzten eine Beurteilung vornehmen, lassen Sie ihn die Tätigkeiten überprüfen und bitten Sie ihn, besondere Erfolge oder Projekte zu benennen. So haben Sie eine gute Grundlage für die Erstellung und am Ende kommt ein genaueres und aussagekräftigeres Zeugnis raus.

9. Zeugnisgenerator nutzen

Nutzen Sie einen Zeugnisgenerator, der Ihnen hilft, rechtssichere Zeugnisse mit den garantiert richtigen Noten zu erstellen. So haben Sie in jedem Fall ein gutes Grundgerüst auf dem Sie aufbauen können. Je nachdem wie gut die Software ist, müssen Sie mehr oder weniger Änderungen vornehmen.

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