Zeugnisprozess optimieren

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Robert Lassen
4. April 2024
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Die Zeugniserstellung geh├Ârt in den meisten Personalabteilungen nicht zur beliebtesten Aufgabe. Umso wichtiger, dass der Prozess klar definiert, optimiert und standardisiert ist. Das Zusammenspiel zwischen einem guten Prozess und dem Flowmium Zeugnisgenerator bringt die Zeugniserstellung auf ein neues Niveau.

Die prim├Ąren Ziele eines optimierten Zeugnisprozesses:

  • Der Aufwand f├╝r die Personalabteilung und F├╝hrungskr├Ąfte soll minimal sein
  • Mitarbeitende sollen fristgerecht ihre Zeugnisse erhalten
  • Zeugnisse sollen rechtssicher sein

├ťberblick:

  1. Zeugnisprozess schriftlich festhalten
  2. Zust├Ąndigkeiten innerhalb der Personalabteilung festlegen
  3. Unterschriftregelung festlegen
  4. Klare Fristen festlegen
  5. Zeugniserstellung digital abbilden
  6. ├ťberblick ├╝ber offene Zeugnisse behalten
  7. Bewertungsschema festlegen
  8. Vorabkontrolle durch die Mitarbeitenden
  9. Vier-Augen-Prinzip beachten
  10. Schulung der Beteiligten
  11. Kontinuierliche Verbesserung

1. Zeugnisprozess schriftlich festhalten

Der Prozess der Zeugniserstellung ist in vielen Personalabteilungen nicht klar definiert. Das f├╝hrt dazu, dass die Erstellung von verschiedenen Personen innerhalb der Personalabteilung unterschiedlich gehandhabt wird und der ├ťberblick verloren geht.

Damit der Prozess sowohl f├╝r alle Personen innerhalb der Personalabteilung als auch f├╝r die F├╝hrungskr├Ąfte transparent ist, sollte der Prozess dokumentiert werden.

Beispielprozess f├╝r Zwischenzeugnisse:

  • Beantragung eines Zwischenzeugnisses durch einen Mitarbeitenden ├╝ber das Self-Service-Portal von Flowmium
  • Pr├╝fung des Anspruchs und ggf. R├╝cksprache mit der F├╝hrungskraft
  • Initiale Erstellung durch die Personalabteilung
  • ├ťbergabe an die F├╝hrungskraft zur Bewertung und Kontrolle der T├Ątigkeiten
  • Finalisierung durch die Personalabteilung und Einholung der Unterschriften
  • Ablage einer Kopie in der Personalakte und ├ťbergabe des Zeugnisses an den Mitarbeitenden

Beispielprozess f├╝r Endzeugnisse:

  • Initiale Erstellung durch die Personalabteilung
  • ├ťbergabe an den Mitarbeitenden zur ├ťberpr├╝fung und Vervollst├Ąndigung der T├Ątigkeiten
  • ├ťbergabe an die F├╝hrungskraft zur Bewertung und Kontrolle der T├Ątigkeiten
  • Finalisierung durch die Personalabteilung und Einholung der Unterschriften
  • Ablage einer Kopie in der Personalakte und Versand des Zeugnisses per Post

2. Zust├Ąndigkeiten innerhalb der Personalabteilung festlegen

Gerade in Personalabteilungen mit mehreren Mitarbeitenden stellt sich die Frage, wer f├╝r die Zeugniserstellung zust├Ąndig ist. Ist es nach Standort aufgeteilt, nach Berufsgruppe oder macht es einfach die Person, die gerade Zeit hat? Durch genaue Festlegung der Zust├Ąndigkeiten vermeiden Sie Unstimmigkeiten und Abstimmungsprobleme. So wird der Prozess insgesamt beschleunigt und die Mitarbeitenden erhalten ihr Zeugnis schneller.

3. Unterschriftregelung festlegen

Definieren Sie genau, wer in Ihrem Unternehmen f├╝r die Unterzeichnung von Zeugnissen zust├Ąndig ist und in welcher Kombination dies erfolgt. Wenn Sie eine klare Regel haben, braucht es nicht jedes Mal eine Entscheidung und der Prozess ist wieder ein bisschen schneller.

Empfohlen ist, dass zum einen die direkte F├╝hrungskraft oder eine f├╝r die Abteilung verantwortliche Person unterschreibt. Zum anderen sollte eine Person aus der Personalabteilung, m├Âglichst die Personalleitung unterschreiben. Die F├╝hrungskraft unterschreibt dabei in der Regel links und die Personalabteilung rechts. In kleineren Unternehmen ist es ├╝blich, dass ausschlie├člich die Gesch├Ąftsf├╝hrung unterschreibt.

Neben einer ├╝bergeordneten Regel kann eine detailliertere Festlegung sinnvoll sein. Erstellen Sie eine einfache Liste mit allen Abteilungen oder sonstigen betrieblichen Einteilungen und legen Sie genau die Personen fest, die ein Zeugnis unterschreiben. Stimmen Sie diese Liste auch mit den Verantwortlichen ab.

4. Klare Fristen festlegen

Die Erstellung von Zeugnissen geh├Ârt bei Personalern zu den eher unbeliebten Aufgaben und wird deshalb gerne auf die lange Bank geschoben. Legen Sie innerhalb der Personalabteilung klare Fristen fest, in denen Sie Zeugnisse erstellen m├Âchten. Kommunizieren Sie auch an die F├╝hrungskr├Ąfte eine klare Frist und weisen Sie dabei auf die Wertsch├Ątzung gegen├╝ber Mitarbeitenden hin, die eine schnelle Erledigung mit sich bringt. Mit einer selbst gesteckten und klar kommunizierten Zielvorgabe ist es wahrscheinlicher, die Frist einzuhalten.

Folgende Fristen sind in der Praxis ambitioniert, aber sinnvoll:

  • Zwischenzeugnisse: 3 Wochen nach Anfrage
  • Endzeugnisse: Mit dem Tag des Austritts

5. Zeugniserstellung digital abbilden

Nutzen Sie den Flowmium Zeugnisgenerator, der Ihnen hilft, rechtssichere Zeugnisse mit den garantiert richtigen Noten zu erstellen. So haben Sie im Optimalfall mit wenigen Klicks ein unterschriftsreifes Zeugnis erstellt.

Der Flowmium Zeugnisgenerator unterst├╝tzt Sie im gesamten Prozess und insbesondere bei folgenden Punkten:

  • Der ├ťberblick ├╝ber offene Zeugnisse und Antr├Ąge geht nicht verloren.
  • Der Zeugnisprozess kann durch ├ťbergabe an F├╝hrungskr├Ąfte nahezu vollst├Ąndig digital abgebildet werden.
  • Die Unterschriftenregelung l├Ąsst sich pro Unternehmen, Standort und Abteilung hinterlegen.
  • Durch automatische Erinnerungen werden Fristen besser eingehalten.
  • Den F├╝hrungskr├Ąften wird das Bewertungsschema direkt bei der Bewertung angezeigt.
  • Digitale ├ťbergabe zur Vorabkontrolle an F├╝hrungskr├Ąfte und Mitarbeitende.
  • Ein Schulungsvideo unterst├╝tzt die F├╝hrungskr├Ąfte beim Umgang mit dem Zeugnisgenerator.
  • Kennzahlen tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

6. ├ťberblick ├╝ber offene Zeugnisse behalten

Ist das Zeugnis von Frau Schmidt eigentlich schon fertig? Hat Herr M├╝ller nicht ein Zwischenzeugnis angefordert? Die Frage hat sicher schon jeder Personaler geh├Ârt oder sich selbst gefragt. Ohne System ist es schwierig, den ├ťberblick zu behalten und den Zeugnisanfragen innerhalb einer angemessenen Frist gerecht zu werden.

Definieren Sie deshalb einen klaren Prozess und Verantwortliche, um kein Zeugnis zu vergessen. Je nachdem ob es um Zwischen- oder Endzeugnisse geht, k├Ânnte folgende Regelung helfen.

Beispielprozess f├╝r Zwischenzeugnisse:

  • Zwischenzeugnisse m├╝ssen durch die Mitarbeitenden ├╝ber das Self-Service-Portal des Flowmium Zeugnisgenerators beantragt werden.
  • Eine E-Mail wird durch das System an den Personalsachbearbeiter geschickt, der den Antrag in ein Zeugnis umwandelt und nach dem normalen Prozess weiter bearbeitet.
  • Jeden Donnerstag pr├╝ft der Personalsachbearbeiter alle offenen Zeugnisse und finalisiert von der F├╝hrungskraft bewertete Zeugnisse.

Beispielprozess f├╝r Endzeugnisse:

  • Am 10. des Monats werden f├╝r alle in diesem Monat austretenden Mitarbeitenden ein Zeugnis in Flowmium angelegt und nach dem normalen Prozess weiter bearbeitet.
  • Jeden Donnerstag pr├╝ft der Personalsachbearbeitende alle offenen Zeugnisse und finalisiert von der F├╝hrungskraft bewertete Zeugnisse.

7. Bewertungsschema festlegen

Es gibt keine allgemeing├╝ltige oder auch nur allgemein anerkannte Methode zur Vergabe der Noten in einem Arbeitszeugnis. Es gibt einige Gerichtsurteile, auf die sich Zeugnisausstellende berufen. Allerdings sind sich auch die Gerichte nicht einig. Das wohl gr├Â├čere Problem sind in der Praxis aber die unterschiedlichen Ma├čst├Ąbe eines jeden Einzelnen. Die eine F├╝hrungskraft beurteilt streng und vergibt die Note 1 nur in absoluten Ausnahmef├Ąllen, die andere F├╝hrungskraft tut sich mit guten Noten sehr viel einfacher.

Damit alle Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens gleich behandelt werden, sollte eine Empfehlung an die F├╝hrungskr├Ąfte ausgesprochen werden. Dies hat auch den Vorteil, dass keine zus├Ątzliche Schleife gedreht werden muss, wenn die Beurteilung unpassend gew├Ąhlt wurde.

Unsere Empfehlung f├╝r eine sachliche, rechtssichere und zeitgem├Ą├če Bewertung:

  • Note 1 "Sehr gut" vergeben Sie an ├╝berdurchschnittliche Mitarbeitende, die sie im weiteren Sinne zu den Leistungstr├Ągern z├Ąhlen. Je nach Unternehmen, Branche und T├Ątigkeitsfeld sind das ca. 15% der Arbeitnehmer.
  • Note 2 "Gut" vergeben Sie an durchschnittliche, gute Mitarbeitende, die ihre Aufgaben pflichtbewusst erledigen. Je nach Unternehmen, Branche und T├Ątigkeitsfeld sind das 70% der Arbeitnehmer, also die Mehrheit.
  • Note 3 "Befriedigend" vergeben Sie an sogenannte Low Performer, die sich vielleicht nichts zu Schulden kommen haben lassen, aber eine deutlich unterdurchschnittliche Arbeitsleistung erbringen. Je nach Unternehmen, Branche und T├Ątigkeitsfeld sind das 15% der Arbeitnehmer.
  • Note 4 "Ausreichend" vergeben Sie an Low Performer, die zus├Ątzlich grobe Pflichtverletzungen begangen haben. Da sich ein Fehlverhalten in der Regel nicht auf alle Kriterien auswirkt, werden nur einzelne Beurteilungskriterien mit dieser Note belegt und nicht die zusammenfassende Leistungsbeurteilung.
  • Beziehen Sie den gesamten Besch├Ąftigungszeitraum bzw. die Gesamtzeit der Zusammenarbeit in die Bewertung ein.

8. Vorabkontrolle durch die Mitarbeitenden

In vielen F├Ąllen wird ein Zeugnis ausschlie├člich durch die Personalabteilung und die F├╝hrungskraft erstellt und dem Mitarbeitenden anschlie├čend ├╝bergeben. Eine Pr├╝fung durch den Mitarbeitenden bevor das Zeugnis unterschrieben wird, erfolgt in der Regel nicht. Das kann zu mehr oder weniger vielen Beanstandungen und nachtr├Ąglichen Korrekturen f├╝hren.

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in den Zeugnisprozess ein und lassen Sie zumindest die T├Ątigkeiten vorab ├╝berpr├╝fen. Denn die Mitarbeitenden kennen ihre T├Ątigkeiten im Zweifelsfall am besten.

9. Vier-Augen-Prinzip beachten

Nach dem gef├╝hlt zehnten Dr├╝berlesen und dem Umstellen von S├Ątzen fallen einem eigentlich offensichtliche Fehler nicht mehr auf. Daher ist es sinnvoll, das Zeugnis einem Teammitglied zum Korrekturlesen zu geben. Rechtschreibfehler, falsche pers├Ânliche Daten oder sonstige Unstimmigkeiten k├Ânnen durch dieses Vier-Augen-Prinzip auf ein Minimum reduziert werden.

Neben dem Vier-Augen-Prinzip kann auch eine kleine Checkliste mit den zu pr├╝fenden Punkten und h├Ąufigen Fehlern helfen:

  • Pers├Ânliche und berufliche Daten sind korrekt
  • Alle Stationen/Positionen sind erw├Ąhnt
  • Die T├Ątigkeiten sind aussagekr├Ąftig (Mindestens 5 ÔÇô 10 T├Ątigkeiten)
  • Besondere Erfolge und erfolgreiche Projekte sind erw├Ąhnt (z.B. Verkaufserfolge)
  • Relevante Weiterbildungen sind erw├Ąhnt
  • Die Leistung ist fair und nach dem Bewertungsschema beurteilt
  • Beim Verhalten wird auch der Kontakt zu Kunden erw├Ąhnt, falls relevant
  • Zeugnis ist in der richtigen Zeitform geschrieben (Zwischenzeugnis Gegenwart, Endzeugnis Vergangenheit)
  • Rechtschreibung ist korrekt
  • Zeugnis ist auf dem richtigen Briefpapier gedruckt

10. Schulung der Beteiligten

Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen spielen die F├╝hrungskr├Ąfte eine zentrale Rolle. Um die F├╝hrungskr├Ąfte gut in den Prozess einzubinden und das Verst├Ąndnis zu erh├Âhen, bietet sich eine Schulung an.

Eine Schulung kann zum Beispiel folgende Inhalte haben:

  • Erstellungsprozess darlegen
  • Fristen mitteilen
  • Bewertungsschema erkl├Ąren
  • Erstellungsprozess im Zeugnisgenerator zeigen
  • Offene Fragen kl├Ąren

Zus├Ątzlich zur Schulung kann ein Handout mit den wichtigsten Punkten erstellt werden.

11. Kontinuierliche Verbesserung

Damit Sie Ihre selbst gesteckten Ziele (z.B. Fristen) ├╝berpr├╝fen und ├╝ber Monate und Jahre einen Trend ablesen k├Ânnen, empfiehlt es sich, die Kennzahlen zu messen.

Sinnvolle Kennzahlen sind zum Beispiel folgende:

  • Anzahl Tage, nachdem eine Zwischenzeugnisanforderung erf├╝llt wurde
  • Anzahl Tage nach Austritt, nachdem ein Mitarbeitender das Zeugnis erh├Ąlt
  • Anzahl Tage, die ein Zeugnis auf einem bestimmten Prozessschritt verbringt
  • Anzahl nachtr├Ąglicher ├änderungsw├╝nsche durch Mitarbeitende
  • Anzahl Zwischenzeugnisse pro Jahr
  • Anzahl Endzeugnisse pro Jahr

Mit diesen objektiven Zahlen k├Ânnen Sie gezielt Verbesserungsbedarfe feststellen und kontinuierlich Ma├čnahmen ergreifen, um den Prozess zu verbessern.

Zusammenfassung

Sie wollen Ihren Zeugnisprozess optimieren? Dann setzen Sie folgende Punkte priorisiert um:

  1. Erstellen Sie ein Dokument mit folgenden Punkten:
    • Darstellung Zeugnisprozess in wenigen Punkten
    • Zust├Ąndigkeit innerhalb der Personalabteilung
    • Fristen
    • Bewertungsschema
    • Unterschriftregelung
  2. Besprechen Sie das Dokument innerhalb der Personalabteilung und verst├Ąndigen Sie sich auf die Einhaltung der Regeln.
  3. F├╝hren Sie den Flowmium Zeugnisgenerator ein und hinterlegen Sie dort den definierten Prozess und die Regeln.
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