Die Zeiten, in denen Arbeitnehmende verzweifelt nach Jobs suchen, sind vorbei. Tatsächlich ist eher das Gegenteil der Fall, denn viele Unternehmen konkurrieren um wenige Fachkräfte. Dabei geht es jedoch nicht nur um das Anwerben neuer Mitarbeitender, sondern auch um die langfristige Bindung an das Unternehmen. Der erste Eindruck, den das Unternehmen bei neuen Arbeitnehmenden hinterlässt, ist deshalb besonders wichtig und hat einen großen Einfluss auf die Mitarbeitendenzufriedenheit und ihre Produktivität.
Auch deshalb ist ein gut durchdachtes Onboarding so wichtig. Im Folgenden gehen wir darum darauf ein, was das Onboarding überhaupt ist und welche Vorteile sich damit für das Unternehmen bieten, wie es im besten Fall aufgebaut ist und der Prozess verbessert werden kann und schließlich mit welchen Herausforderungen für das Unternehmen zu rechnen ist.
Inhalt:
Was ist Onboarding und welche Vorteile bietet es?
Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und endet im besten Fall erst nach ein paar Monaten. Mit einem Begrüßungskaffee am ersten Arbeitstag ist es folglich noch nicht getan. Vielmehr ist das Onboarding der Prozess, in dem neue Mitarbeitende sozial wie fachlich in das Unternehmen integriert werden.
Wenn das Onboarding gut gestaltet ist, bieten sich daraus einige Vorteile. Zunächst erst einmal fördert es die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen. Sind die Arbeitnehmenden glücklich und vor allem gut integriert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie länger im Unternehmen bleiben. Auch die Einarbeitungszeit verringert sich durch ein strukturiertes Onboarding. Die Zeit, die neue Mitarbeitende benötigen, um sich mit den neuen Strukturen und dem neuen Arbeitsumfeld vertraut zu machen, verkürzt sich entscheidend, sodass sie deutlich schneller zu ihrer vollen Leistungsfähigkeit kommen.
Die vorgelebte positive Unternehmenskultur sorgt außerdem dafür, dass Mitarbeitende sich direkt zu Beginn wohl- und wertgeschätzt fühlen und dementsprechend deutlich motivierter an die Arbeit gehen. Auch die Kosten für das Unternehmen sinken auf Dauer, da durch zufriedene Mitarbeitende keine ständigen Wechsel in der Belegschaft anfallen und dadurch die Kosten minimiert werden.
Wie ist das Onboarding aufgebaut?
Im Prinzip gibt es vier Phasen beim Onboarding. Das Preboarding, den ersten Arbeitstag, die Einarbeitungszeit und schließlich die langfristige Integration.
Das Preboarding umfasst alles, was von Seiten des Unternehmens bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden kann. Dazu zählen beispielsweise die Erstellung und das Verschicken eines Zeitplans für den ersten Tag, das Bereitstellen und Einrichten von Arbeitsgeräten und den Zugangsdaten für die neuen Mitarbeitenden, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen. Auch die nötigen Einführungsmaterialien mit den wichtigsten Informationen rund um das Unternehmen, mit den Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpersonen etc. sollten erstellt und am besten bereits vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt werden.
Am ersten Arbeitstag gilt es, so wenig Chaos und Leerlauf wie möglich zu haben. Der Tag sollte gut strukturiert sein und vor allem einen positiven Eindruck bei den neuen Mitarbeitenden hinterlassen. Sie sollten persönlich begrüßt und ihnen das Unternehmen gezeigt werden. Dazu bietet sich eine geführte Tour durch die Räumlichkeiten an, bei der auch die anderen Arbeitnehmenden vorgestellt werden. Auch ein kleines Begrüßungsgeschenk drückt viel Wertschätzung aus.
In der Einarbeitungszeit findet die fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeitende über einen Zeitraum von mehreren Wochen oder sogar Monaten statt. Wichtig für diese Phase ist ein Mentor oder eine Mentorin für jede neue Fachkraft und das Anbieten von Schulungen und regelmäßigen Feedbackgesprächen.
Schließlich sollte die Integration der Mitarbeitenden als eine langfristige und beständige Komponente gesehen werden. Dadurch ist das Unternehmen zu jeder Zeit nahe an seinen eigenen Mitarbeitenden und kann den Zusammenhalt innerhalb eines Teams stärken. Das kann zum Beispiel durch Teamevents oder Weiterbildungsmöglichkeiten erreicht werden.
Wie kann ein bestehender Onboarding-Prozess optimiert werden?
Der Onboarding-Prozess kann auf vielfältige Arten und Weisen optimiert werden. Ein gängiges Mittel ist dabei das Einholen von Feedback durch die Mitarbeitenden. Die frischen Perspektiven, auch auf langjährige Firmenpraktiken, durch neue Mitarbeitende sollten in jedem Fall genutzt werden, um den Onboarding-Prozess stetig zu verbessern.
Auch auf individuelle Bedürfnisse sollte eingegangen werden. Mitarbeitende sollten als die Individuen gesehen werden, die sie tatsächlich sind, was bedeutet, dass auf ihre vielfältigen Bedürfnisse eingegangen werden sollte. Dadurch zeigt sich eine enorm hohe Wertschätzung und neue Mitarbeitende fühlen sich nicht alle über einen Kamm geschert.
Je länger neue Mitarbeitende eingearbeitet werden, desto besser leben sie sich in ihrem neuen Arbeitsumfeld ein und können sich ihren neuen Aufgaben widmen. Deshalb sollte der Onboarding-Prozess auf keinen Fall zu kurz gedacht werden, sondern viel mehr auf eine langfristige Betreuung gesetzt werden.
Schließlich bietet es sich an, möglichst viele Komponenten des Onboardings digital zu gestalten. Vor allem administrative Aufgaben können durch digitale Tools erleichtert werden, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. So können zum Beispiel Schulungsunterlagen digital zur Verfügung gestellt und ein besserer Überblick über alle notwendigen Unterlagen gegeben werden.
Welche Herausforderungen entstehen beim Onboarding?
Auch beim Onboarding kann es zu Herausforderungen für Unternehmen kommen, die einen reibungslosen Ablauf erschweren. Allen voran geht dabei der Zeitmangel. Meist erscheint es, als sei für ein ausführliches und langfristiges Onboarding zu wenig Zeit. Dem kann entgegengewirkt werden, wenn es klare Zuständig- und Verantwortlichkeiten bei bestimmten Personen gibt und die Prozesse des Onboardings klar definiert sind.
Damit einhergehend sollten die Zuständigkeiten klar definiert werden. Die meiste Zeit geht verloren, wenn unklar ist, wer sich um was kümmern muss. Durch klare Zuständigkeiten kann man Verwirrung und Unordnung in der ersten Zeit im Unternehmen vorbeugen.
Generell gilt, dass so viel wie möglich so bequem wie möglich gemacht werden sollte. Dafür bietet sich beispielsweise ein Remote-Onboarding an. Nicht nur Schulungsmaterialien und sonstige Unterlagen sollten digital bereitgestellt werden, auch virtuelle Meetings oder Kennenlernrunden für Remote-Arbeitende können den Onboarding-Prozess weniger herausfordernd gestalten.
Zusammenfassung
Das Onboarding trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei und sollte deshalb unter keinen Umständen zu kurz kommen. Durch ein gut durchdachtes und strukturiertes Onboarding werden Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen gebunden und sind motivierter sowie leistungsfähiger.
Auch im Kampf um neue Fachkräfte stehen Unternehmen, die ein gutes Onboarding-Programm haben, deutlich besser da. Sie sind deutlich attraktiver bei neuen Arbeitnehmenden und sparen sich durch ihre Bindung an das Unternehmen erhebliche Kosten. Besonders wichtig ist dabei, dass auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingegangen und sich viel Zeit bei der Einarbeitung gelassen wird.
