Was eine Onboarding-Software wirklich können muss - und warum sie für HR und neue Mitarbeitende von Vorteil ist

Die Anfangszeit von neuen Arbeitskräften entscheidet maßgeblich über deren langfristigen Erfolg im Unternehmen. Ein strukturierter, stressfreier Start erhöht die Motivation direkt bei Arbeitsantritt, aber auch die Bindung der neuen Mitarbeitenden an das Unternehmen. Auf der anderen Seite bedeutet ein strukturiertes Onboarding aber auch viel Aufwand und Koordination aus der HR-Abteilung, was leider häufig mit einer Menge Chaos einhergeht.

Was also ist die Lösung dafür? Eine intelligente Onboarding-Software, die den gesamten Prozess automatisiert, vereinfacht und einen Mehrwert für die HR-Abteilung sowie die neuen Mitarbeitenden bietet. Doch was muss eine solche Onboarding-Software im Detail können? Was genau bedeutet das für die HR und die neuen Arbeitskräfte?

Inhalt:

1. Was muss eine Onboarding-Software können?
2. Weniger Chaos, mehr Fokus - Vorteile für die Personalabteilung
3. Weniger Stress - Vorteile für Arbeitskräfte
4. Tipps zur Auswahl
5. Zusammenfassung

Was muss eine Onboarding-Software können?

Bestimmte Funktionen sind ein Muss für jede Onboarding-Software, denn was bringt sie, wenn sie mehr Arbeit macht als sie den Beteiligten erspart? Auf diese Dinge sollten Sie unbedingt achten, wenn Sie sich für eine Onboarding-Software entscheiden:

Damit der Prozess sowohl für alle Personen innerhalb der Personalabteilung als auch für die Führungskräfte transparent ist, sollte der Prozess dokumentiert werden.

Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und Vorgehensweisen, deshalb muss sich die Software an verschiedenste Unternehmen anpassen können, nicht umgekehrt. Das zählt auch für individuelle Onboarding-Pläne in verschiedenen Abteilungen, Standorten oder Rollen.

Das Anlegen von Nutzungskonten, das Versenden von Willkommensmails oder die Erinnerung an Vertragsunterschriften sollte automatisiert erfolgen und keine zusätzliche Zettelwirtschaft verursachen.

Nahtlose Verbindungen mit gängigen HR-Lösungen und IT-Systemen, wie Personio, SAP oder Vivendi, sollten gewährleistet sein, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Verträge, Datenschutzvereinbarungen oder Schulungsunterlagen sollten digital unterschrieben und hinterlegt werden können, um den Papierkram im Büro zu reduzieren. Hierbei ist es aber wichtig, dass alles DSGVO-konform abläuft.

Es sollte jederzeit ersichtlich sein, wo neue Mitarbeitende innerhalb des Onboarding-Prozesses stehen. Auch Feedbackmöglichkeiten sollten gegeben sein, genauso wie die Kontaktinformationen zu den jeweiligen Ansprechpersonen.

Was in jeder guten Onboarding-Software vorhanden sein sollte, sind To-Do-Listen, automatische Erinnerungen und Deadlines. Das macht den Einstieg für alle Beteiligten übersichtlicher.

Nicht nur über den Arbeitslaptop sollte die Software zugänglich sein, auch über andere mobile Endgeräte und von unterwegs sollte eine gute Onboarding-Software aufzurufen und zu bearbeiten sein.

Vor allem in internationalen Teams ist es unabdingbar, dass die Software Inhalte in mehreren Sprachen abbilden kann. Im besten Fall zählt dazu auch die Anpassung an lokale Begrifflichkeiten, Formate oder rechtliche Gegebenheiten.

Eine gute Software sollte nicht mehr nur das Onboarding abbilden. Auch Reboardings (z. B. die Rückkehr aus der Elternzeit), Crossboardings (bei Abteilungswechseln oder wechselnden Rollen) oder Offboardings am Ende der gemeinsamen Zeit sollten unterstützt werden.

Weniger Chaos, mehr Fokus - Vorteile für die Personalabteilung

Im besten Fall soll eine Onboarding-Software die HR-Abteilung auf mehreren Ebenen entlasten. Einige Abläufe sollen dadurch stark vereinfacht werden, um mehr Zeit für wesentliche Aufgaben zu haben.

Das Zuweisen von Onboarding-Aufgaben, Erinnerungen oder das Nachverfolgen von fehlenden Dokumenten entfällt, es hat also deutlich weniger manuelle Arbeit für die Personalabteilung zur Folge und ist bedeutend weniger fehleranfällig.

Zu jeder Zeit ist ersichtlich, wo jede neue Arbeitskraft im Onboarding-Prozess steht und welche Schritte von jeder Seite als nächstes zu erledigen sind.

Alle greifen auf die gleiche Software zu, statt vereinzelte Dokumente im ganzen Unternehmen verteilt zu haben.

Statt sich mit Bürokram rumzuschlagen, kann man die gewonnene Zeit für persönliche Gespräche, die Vermittlung der Unternehmenskultur oder die Verbesserung von individuellen Erfahrungen nutzen.

Weniger Stress - Vorteile für Arbeitskräfte

Sich in einer neuen Umgebung zurecht zu finden, ist für neue Arbeitnehmende stressig genug. Ein unstrukturiertes Onboarding führt dann dazu, dass sich die meisten bereits zu Beginn überfordert fühlen. Auch dabei kann eine gute Onboarding-Software Abhilfe schaffen.

Es ist direkt zu Beginn auf einen Blick ersichtlich, was wann erledigt werden muss und welche Personen im Zweifelsfall kontaktiert werden können und für Fragen aller Art bereitstehen.

Eine gute Onboarding-Software startet nicht beim ersten Arbeitstag, sondern bietet bereits wichtige Preboarding-Funktionen an. Was das Preboarding genau ist, haben wir in unserem dazugehörigen Blogbeitrag erklärt. Ein solches Angebot kann außerdem Kündigungen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn verhindern.

Ein Team-Chat, Willkommensvideos oder persönliche Nachrichten über die Software stärken das Gefühl des Willkommenseins und des Ankommens.

Informationen müssen nicht lang gesucht werden, Dokumente liegen nicht an irgendwelchen Orten versteckt. Bei Rückfragen ist klar, welche Ansprechperson wofür zuständig ist. Das hat zur Folge: Weniger Frustration, mehr Übersicht.

Klare Strukturen, gebündelte Informationen und geführte Lernpfade ermöglichen es, schneller produktiv zu werden und sich in der neuen Rolle zurechtzufinden.

Ein digitales Onboarding vermittelt direkt zu Beginn den Eindruck, dass das Unternehmen modern und zeitgemäß agiert. Es zeigt, dass das Unternehmen seine Mitarbeitenden ernst nimmt und bereit ist, in sie und ihre Erfahrungen zu investieren. Ein digitales Onboarding mit einem Self-Service, wie man es privat kennt, hat darüber hinaus nicht jeder.

Tipps für die Auswahl

Der beste Weg, um herauszufinden, ob eine Software zum eigenen Unternehmen passt, ist über einen Testaccount. Hier kann man meist kostenlos alle Funktionen in einem vorgegebenen Zeitraum testen und sich selbst ein Bild von der Software machen.

Es muss klar sein, was am aktuellen Prozess stört und was verbessert werden soll. Nur so ist es möglich, die beste Software für das Unternehmen zu finden. Die Soll-Situation sollte im besten Fall auch mit den beratenden Personen durchgegangen werden.

Alle Beteiligten, die an der Einführung einer solchen Software beteiligt sind, wie die IT, der Einkauf oder auch der Datenschutz, sollten vor der Anschaffung einer solchen HR-Lösung in den Entscheidungsprozess eingebunden werden.

Zusammenfassung

Eine gute Onboarding-Software soll ein strategisches Werkzeug sein, was die Prozesse in der HR-Abteilung optimiert und automatisiert. Unter keinen Umständen sollte in der Personalabteilung durch sie mehr Arbeit entstehen. Eine Onboarding-Software muss sich an das Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt. Außerdem soll sie nicht nur für mehr Übersicht und weniger Stress bei den neuen Arbeitskräften sorgen, sondern auch einen gelungenen Start und eine langfristige Zusammenarbeit unterstützen.

5 Top-Funktionen in Stichpunkten

• Ihre Prozesse werden wie gewünscht abgebildet
• Schnittstellen zu Ihren Systemen sind vorhanden
• Die Software ist datenschutzkonform
• Es sind Kommunikations- und Feedback-Optionen vorhanden
• Aufgabenmanagement und Erinnerungsfunktionen

5 Top-Vorteile in Stichpunkten

• Mehr Übersicht in der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
• Zeitersparnis statt Zettelwirtschaft
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Weniger Frustration und Stress bei der Einarbeitung
• Fördert ein modernes Arbeitgeber-Image