Was ein HR-Ticketsystem leisten muss - und wie es die Arbeit in der Personalabteilung revolutioniert

HR-Abteilungen sind täglich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben konfrontiert. Sie müssen sich zum Beispiel um Urlaubsanträge, Vertragsänderungen, Fragen zur Gehaltsabrechnung oder Schulungsanmeldungen kümmern. Es ist ein leichtes, den Überblick zu verlieren, wenn all diese Anliegen auf unterschiedlichen Wegen in der HR-Abteilung landen, sei es per Telefon, E-Mail oder in Form von Papierformularen.

Mit einem HR-Ticketsystem sieht das schon ganz anders aus: Anträge werden gebündelt zentral an einem Ort abgelegt, Bearbeitungsstände können jederzeit eingesehen werden und Genehmigungsprozesse werden automatisiert. HR-Ticketsysteme sind jedoch nicht nur für die Personalabteilung eine sinnvolle Unterstützung, sie machen auch das Leben aller Arbeitskräfte im Unternehmen leichter.

Doch was muss ein gutes HR-Ticketsystem leisten? Welche Vorteile bietet es der Personalabteilung sowie den Arbeitskräften? Und wie findet man das perfekte HR-Ticketsystem für das eigene Unternehmen?

Inhalt:

1. Zentrale Funktionen eines HR-Ticketsystems
2. Unterschied zwischen einem IT-Ticketsystem und HR-Ticketsystem
3. Vorteile für Personalabteilungen
4. Vorteile für Mitarbeitende
5. Tipps zur Auswahl eines passenden HR-Ticketsystems
6. Zusammenfassung

Zentrale Funktionen eines HR-Ticketsystems

Ein gutes HR-Ticketsystem muss weitaus mehr sein als eine zentrale Sammelstelle für Nachrichten aller Art. Auch auf anderen Ebenen muss solch eine Lösung einen Mehrwert für die Personalabteilung schaffen.

Alle Anträge, wie zum Urlaub, zu Stammdatenänderungen oder für IT-Zugänge, werden erfasst, automatisch sortiert und an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Vor allem Führungskräfte sollten in die Genehmigungsprozesse eingebunden werden, auch eine Genehmigungsstruktur sollte abgebildet werden können.

Die Zuweisung der Tickets an die zuständigen Stellen und Personen sollte automatisch erfolgen und Erinnerungsfunktionen sollten Fristüberschreitungen verhindern.

Ein gutes HR-Ticketsystem muss sich mit gängigen HR-Systemen, wie Personio, SAP oder Vivendi, verbinden lassen. So lässt sich die doppelte Stammdatenpflege vermeiden.

Sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeitenden müssen zu jeder Zeit einsehen können, auf welchem Stand sich der jeweilige Antrag befindet.

Relevante Dateien, wie Genehmigungsschreiben oder Verträge, können direkt beim Ticket hinterlegt werden. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass das System DSGVO-konform agiert!

Nicht nur am Arbeitslaptop, auch von unterwegs und auf anderen mobilen Endgeräten muss das System flüssig laufen und bedienbar sein.

Besonders für internationale Teams sind eine Bedienungsoberfläche und die Antragsvorlagen auf mehreren Sprachen wichtig.

Statistiken und Auswertungen helfen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen oder Probleme zu beheben. Auch das sollte ein HR-Ticketsystem bieten.

Neben ausreichend Vorlagen sollten auch viele Möglichkeiten zur individuellen Antragstellung gegeben sein, wie Textfelder, Mehrfachauswahl oder Validierungen.

Single Sign-On sollte unterstützt werden, damit man sich nicht noch ein zusätzliches Passwort merken muss.

Das HR-Ticketsystem sollte nicht unübersichtlich und technisch, sondern aufgeräumt und modern sein, um ein nutzerfreundliches Mitarbeiterportal zu bieten.

Unterschied zwischen einem IT-Ticketsystem und HR-Ticketsystem

Häufig wird der Vorschlag laut, dass die HR einfach das Ticketsystem der IT mitbenutzen könnte. Gleich mehrere Gründe sprechen jedoch dafür, dass diese beiden Systeme besser getrennt voneinander laufen sollten.

HR-Tickets enthalten häufig vertrauliche Informationen bezüglich des Gehalts, der Elternzeit oder eventueller Krankheiten. Ein separates System ermöglicht feinere Zugriffskontrollen und eine DSGVO-konforme Verarbeitung.

HR-Prozesse sind oft komplexer und erfordern Genehmigungen, Eskalationen oder eine entsprechende Dokumentation. Ein HR-Ticketsystem kann diese Workflows besser abbilden als ein generisches IT-System.

Mitarbeitende erwarten einfache, intuitive Wege, um ihre HR-Anliegen zu klären. Ein HR-Portal mit Self-Service-Funktionen, wie FAQs oder Formularen, verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Die HR benötigt andere KPIs als die IT, zum Beispiel die Bearbeitungszeit von Urlaubsanträgen oder andere häufige Anliegen. Ein eigenes System erlaubt ein gezieltes Reporting und eine kontinuierliche Verbesserung.

Wenn HR-Anfragen über das IT-System laufen, kann das zu Verwirrungen und ineffizienter Bearbeitung führen. Ein separates System schafft dabei klare Zuständigkeiten.

Vorteile für Personalabteilungen

Für mehr Struktur im Arbeitsalltag und einen Raum für strategisches Arbeiten in der Personalabteilung lohnt sich ein HR-Ticketsystem. Das sind jedoch nicht die einzigen Vorteile, die eine solche Lösung bietet.

Alle Anliegen laufen einheitlich über einen Kanal, sodass nichts mehr in verschiedenen Postfächern verloren geht.

Für alle ist einsehbar, welche Tickets noch bearbeitet werden müssen, welche bereits abgeschlossen sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Alle Vorgänge und Genehmigungen sind dokumentiert.

Automatisierte Abläufe und klare Zuständigkeiten sorgen für bedeutend weniger manuelle Arbeit.

Alle Fachabteilungen arbeiten gemeinsam mit der HR in der gleichen Software - ideal für reibungslose Prozesse.

Vorteile für Mitarbeitende

Auch für Mitarbeitende außerhalb der Personalabteilung hat ein gutes HR-Ticketsystem eine spürbare Erleichterung zur Folge.

Anstatt lange die richtige Ansprechperson oder PDF-Formulare zu suchen, wird einfach ein Ticket im System erstellt, für Anträge, Probleme und Fragen aller Art.

Der Bearbeitungsstatus ist zu jeder Zeit einsehbar, Wartezeiten sind dadurch kalkulierbar.

Automatisierte Prozesse und klare Bearbeitungswege sorgen für zügige Antworten.

Alle Anfragen und Antworten werden gut ersichtlich direkt im Ticket vermerkt.

Ein digitales Self-Service-System signalisiert, dass das Unternehmen auf effiziente und zeitgemäße Prozesse setzt.

Tipps zur Auswahl eines passenden HR-Ticketsystems

Welche Anfragen und Prozesse sollen in das Ticketsystem integriert werden? Wo besteht Verbesserungspotenzial bei den aktuellen Abläufen in der Personalabteilung? Auch vorhandene Schnittstellen und IT-Anforderungen sollten berücksichtigt werden.

Nur in der Praxis kann sich zeigen, welches System am besten zum eigenen Unternehmen passt und welches sich am besten in die bestehenden Abläufe integrieren lässt.

In der HR wird viel mit sensiblen Daten gearbeitet. Diese sensiblen Personendaten erfordern höchste Sicherheitsstandards, die auch von dem HR-Ticketsystem erfüllt werden müssen.

IT, Datenschutz und Führungskräfte sollten von Anfang an involviert sein, um spätere Hürden zu vermeiden.

Zusammenfassung

Ein gutes HR-Ticketsystem ist weitaus mehr als nur ein digitales Postfach. Es bündelt alle Anfragen, mit der sich die HR beschäftigen muss und erleichtert ihr so den Arbeitsalltag. Es strukturiert und priorisiert Anfragen, beschleunigt Genehmigungen und schafft Transparenz. Richtig eingesetzt, reduziert es Warte- und Bearbeitungszeiten, verbessert die interne Kommunikation und sorgt für ein modernes Arbeitgeber-Image.

5 Top-Funktionen in Stichpunkten

• Zentrale Erfassung und Kategorisierung von Anfragen
• Automatisierte Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse
• Schnittstellen zu HR- und Unternehmenssystemen
• Transparente Statusverfolgung
• Mobile, sichere Nutzung

5 Top-Vorteile in Stichpunkten

• Reduzierte E-Mail-Flut und mehr Übersicht
• Schnellere Bearbeitung von Anfragen
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitenden
• Moderner, digitaler Auftritt als Arbeitgeber