Die Grenzen zwischen dem Preboarding und dem Onboarding können schnell verwischen. Auch die Frage nach der Notwendigkeit eines Preboarding-Programms stellt sich dabei häufig. Dass beide Prozesse jedoch wichtige Bestandteile bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender darstellen, sollte stets im Hinterkopf behalten werden. Die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte beginnt immer schon vor dem ersten Arbeitstag und beinhaltet viel Organisatorisches, was von verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erledigt werden muss. Und dies im besten Fall schon bevor die neue Fachkraft die Stelle antritt. Eine passende Unterscheidung in das Preboarding und Onboarding ließe sich zum Beispiel durch dieses Zitat vornehmen:
"Onboarding" bedeutet wörtlich "an Bord gehen" und bezeichnet das Verfahren, mit dem neu eingestellte Mitarbeiter:innen eingeführt werden. "Preboarding" wiederum ist die Phase vor der "Einschiffung".
Worin genau jedoch die Unterschiede liegen, zeigen wir in diesem Artikel. Zunächst geben wir einen Überblick und eine Definition der jeweiligen Prozesse und stellen die Frage, warum diese überhaupt voneinander getrennt werden sollten. Schließlich schauen wir uns an, welche Vorteile klar definierte Preboarding- und Onboarding-Prozesse mit sich bringen.
Inhalt:
Definition: Preboarding
Das Preboarding befasst sich mit den Schritten, die seitens des Unternehmens noch vor dem Onboarding, also vor dem ersten Arbeitstag, erledigt sein müssen. Zu den wichtigsten Aspekten des Preboardings zählen die erste Begrüßung der neuen Arbeitnehmenden sowie das Bereitstellen der Arbeitsmaterialien und eines Ablaufplans für den ersten Arbeitstag. Auch nötige Richtlinien und Informationen zu den Unternehmenswerten und -zielen sollten bereit gestellt werden. Die technischen Mittel, wie Arbeitslaptops oder Arbeitskleidung, sowie alle notwendigen Zugänge müssen vorbereitet sein, damit am ersten Arbeitstag direkt ohne lange Vorlaufzeit gestartet werden kann. Außerdem sollte die soziale Integration der neuen Fachkräfte bereits in dieser Zeit starten. Der Kontakt zwischen den neuen Arbeitnehmenden und bestehenden Mitarbeitenden sollte also bereits vor dem aktiven Antreten der Stelle hergestellt werden.
Beachtet werden muss jedoch, dass das Preboarding, obwohl es in diesem Beitrag als eigenständiger Prozess beschrieben wird, trotz allem noch als ein Bestandteil des Onboardings zu verstehen ist. Um im Detail nachzulesen, was alles dazu gehört, wie ein solcher Prozess aufgebaut ist und welche Vorteile es bietet, steht unser Artikel zum Thema Preboarding zur Verfügung.
Definition: Onboarding
Unter dem Onboarding versteht man allgemein hin die soziale und fachliche Integration neuer Arbeitskräfte in das Unternehmen. Dieser Prozess startet am ersten Arbeitstag mit dem Ende des Preboardings und ist im Idealfall erst nach ein paar Monaten abgeschlossen. Beginnend beim ersten Arbeitstag sollte dieser gut strukturiert sein und möglichst wenig Leerlauf beinhalten. Dazu zählt die persönliche Begrüßung durch die Vorgesetzten, die Eingliederung in das Team und das Besprechen der Aufgaben für die erste Zeit im neuen Job. Fachlich und sozial werden die neuen Arbeitnehmenden dann meist mithilfe des Buddy- und Mentoring-Programms in das Unternehmen eingegliedert.
Die Integration der neuen Fachkräfte sollte ein langfristiger Bestandteil des Arbeitsalltags und für eine umfassende Betreuung bei Problemen und Fragen aller Art gesorgt sein. Eine umfassendere Definition zu diesem Thema, wie man den Prozess optimieren kann, welche Vorteile er bietet und welche Herausforderungen dabei bestehen, gibt es in unserem Blogartikel zum Onboarding.
Warum muss man überhaupt dazwischen unterscheiden?
Sich die Unterschiede zwischen dem Preboarding und dem Onboarding bewusst zu machen, ist notwendig, da man sonst Gefahr läuft, vor allem den Preboarding-Prozess zu vernachlässigen. Die Folge davon ist meist ein überfülltes und unstrukturiertes Onboarding, welches sowohl das Unternehmen als auch die neuen Mitarbeitenden überfordert. Versucht man, alle Aktivitäten und organisatorischen Aufgaben des Onboardings in die ersten Arbeitstage zu stecken, wird dies weder dem Unternehmen noch den Arbeitnehmenden gerecht. Die Aktivitäten des Preboardings unterscheiden sich maßgeblich von denen des Onboardings, nicht nur was die zeitliche Abfolge des Arbeitsverhältnisses angeht. Auch in Bezug auf den Aufwand innerhalb der verschiedenen Abteilungen sowie auf Seiten der Arbeitnehmenden kommt es zu großen Unterschieden. Die Aufteilung in das Preboarding vor dem ersten Arbeitstag und das Onboarding für die erste Zeit im Unternehmen entzerrt folglich das Arbeitspensum für beide Seiten. Auch, wenn das Preboarding einen deutlich kürzeren Zeitraum umfasst als das Onboarding, legt es dennoch gewissermaßen den Grundstein für die erfolgreiche Einarbeitung der neuen Fachkräfte und deren langfristige Bindung an das Unternehmen.
Worin liegen die Vorteile in dieser Unterteilung?
Der größte Nutzen des Onboardings liegt in der Bindung der neuen Mitarbeitenden an das Unternehmen. Dies ist ein langfristiges Ziel, das die Zufriedenheit und die Produktivität der Arbeitnehmenden steigern und somit auch dem Unternehmen zugute kommen soll. Beim Preboarding verhält es sich mit den Vorteilen ganz ähnlich. Der Hauptgrund, warum jedoch trotzdem ein besonderes Augenmerk auf das Preboarding gelegt werden sollte, ist, dass dadurch die Rate der Fachkräfte, die noch vor dem Antritt des ersten Arbeitstages von anderen Unternehmen abgeworben werden oder die sich aus anderen Gründen umentscheiden, deutlich minimiert wird. Das Unternehmen investiert bereits vor dem Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses in die Fachkräfte, was das Gefühl der Verbundenheit enorm stärkt.
Zusammenfassung
Das Preboarding befasst sich mit der Zeit vor dem ersten Arbeitstag und beinhaltet hauptsächlich, jedoch nicht ausschließlich, administrative Vorbereitungen. Es handelt sich dabei um den Bestandteil des Onboardings, in dem Arbeitsmaterialien und Ablaufpläne für die erste Zeit im Unternehmen vorbereitet und zur Verfügung gestellt werden sollten. Auch alle notwendigen Zugänge sollten eingerichtet und erste Informationen über die Werte und Ziele des Unternehmens herausgegeben werden. In dieser Phase wird ebenfalls ein erster Kontakt zwischen den bestehenden Mitarbeitenden und den neuen Fachkräften hergestellt. Der eigentliche Onboarding-Prozess beginnt dann am ersten Arbeitstag und beinhaltet sowohl die umfassende fachliche als auch soziale Integration in das Unternehmen. Sowohl das Pre- als auch das Onboarding zielen auf die langfristige Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen ab, sodass keiner dieser Schritte vernachlässigt werden sollte. So wird das Risiko minimiert, dass die Fachkräfte aufgrund von Unzufriedenheit und dem Gefühl, allein gelassen zu werden, entweder bereits vor Beginn des ersten Arbeitstages oder in der Probezeit, von anderen Unternehmen abgeworben werden.
