Preboarding

Mareike Kaufmann
23. Januar 2025
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Um heutzutage Fachkräfte zu gewinnen und diese auch zu behalten, muss ein Unternehmen immer mehr in die bestehenden und auch die zukünftigen Arbeitnehmenden investieren. Schon vor dem Start des Onboardings am ersten Arbeitstag kann ein Unternehmen seinen zukünftigen Mitarbeitenden zeigen, dass sie willkommen sind und vor allem auch gebraucht werden. Um dies zu zeigen, ist ein gut durchdachtes Preboarding-Programm von unschätzbarem Wert. Was genau man unter dem Begriff Preboarding versteht, welche Vorteile ein solches Programm bietet, wie ein solcher Prozess aufgebaut ist und welche Herausforderungen damit einhergehen können, wird nachfolgend erläutert.

Inhalt:

  1. Was ist Preboarding?
  2. Welche Vorteile bietet ein gutes Preboarding?
  3. Wie ist ein Preboarding-Prozess aufgebaut?
  4. Welche Herausforderungen entstehen beim Preboarding?
  5. Zusammenfassung

Was ist Preboarding?

Das Preboarding bezeichnet alle Maßnahmen und Aktivitäten, die seitens des Unternehmens noch vor dem Onboarding durchgeführt werden. Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollten Mitarbeitende willkommen geheißen werden und erste Eindrücke in das Team und die neuen Aufgaben bekommen. Dies soll einen reibungslosen Start in den neuen Job begünstigen. Der Preboarding-Prozess bezieht sich also auf die Zeit zwischen der Entscheidung für das Unternehmen und dem ersten Arbeitstag.

Welche Vorteile bietet ein gutes Preboarding?

Auch nach der Entscheidung für das Unternehmen besteht die Gefahr, dass sich die zukünftigen Arbeitnehmenden umentscheiden oder aber von anderen Unternehmen abgeworben werden. Ein gutes Preboarding und die Investition in neue Arbeitnehmende seitens des Unternehmens schon vor dem ersten Arbeitstag minimiert das Risiko von Absagen durch die Mitarbeitenden enorm.

Außerdem steigert ein gutes Preboarding-Programm die Vorfreude und die Motivation der neuen Arbeitnehmenden. Dadurch wird deutlich gezeigt, dass sich das Unternehmen auf seine zukünftigen Mitarbeitenden freut und diese unbedingt für den Unternehmenserfolg gebraucht werden. Das frühzeitige Bereitstellen von Informationen und Vorbereitungsunterlagen erleichtert darüber hinaus das Einfinden in die neue Rolle. Es nimmt die Angst und auch die Überforderungsgefühle, die oftmals mit dem Start in einen neuen Arbeitsalltag einhergehen.

Wie ist ein Preboarding-Prozess aufgebaut?

Die zukünftigen Mitarbeitenden sollten auf jeden Fall schon weit vor dem ersten Arbeitstag willkommen geheißen werden. Dies kann zum Beispiel durch eine E-Mail oder einen Anruf erfolgen, wobei ein Brief oder sogar ein kleines Begrüßungspaket eine deutlich persönlichere Note enthält.

Auch das Bereitstellen von Informationen bezüglich des Ablaufs am ersten Arbeitstag, über das Onboarding generell und die nötigsten Richtlinien innerhalb des Unternehmens sollte während des Preboardings nicht fehlen. Erste Einblicke in die Werte des Unternehmens und die Unternehmenskultur sollten ebenfalls beispielsweise durch Videos oder Präsentationen schon vorab zur Verfügung gestellt werden.

Außerdem sollten alle notwendigen technischen Mittel soweit vorbereitet werden, dass es am ersten Arbeitstag zu keinen Verzögerungen kommt. Das bedeutet, dass Laptops und Handys eingerichtet und sauber bereitliegen sollten und auch alle nötigen Zugänge freigeschaltet werden sollten.

Die soziale Integration der neuen Mitarbeitenden sollte ebenfalls schon in der Zeit des Preboardings beginnen. Damit sich alle schon einmal kennenlernen können, lohnt es sich, erste Treffen der neuen Arbeitnehmenden mit dem Team zu veranstalten. Das kann beispielsweise virtuell oder aber auch vor Ort stattfinden. Darüber hinaus sollte in dieser Zeit bereits eine Ansprechperson bereitgestellt werden, die von den neuen Teammitgliedern bei allen Fragen oder möglichen Problemen kontaktiert werden kann.

Schließlich sollte am Ende eines solchen Programms immer auch das Feedback der Mitarbeitenden eingeholt werden. Das trägt dazu bei, das Preboarding für zukünftige Arbeitnehmende kontinuierlich zu verbessern, um noch größere Erfolge damit zu erzielen.

Welche Herausforderungen entstehen beim Preboarding?

Eine der größten Herausforderungen beim Preboarding liegt in der Koordination verschiedener Abteilungen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen genaue Absprachen, zum Beispiel zwischen der HR- und der IT-Abteilung, getroffen und auch eingehalten werden. Damit geht jedoch auch ein großer zeitlicher und personeller Aufwand einher. Für eine möglichst individuelle Gestaltung des Preboarding-Prozesses und die Begleitung währenddessen müssen immer auch genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Das kann schnell zu einem standardisierten Preboarding führen. Unter allen Umständen ist es jedoch wichtig, dass kein One-Size-Fits-All-Programm durchgeführt wird, sondern auf die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden eingegangen wird.

Die relative Ungewissheit zur Zeit des Preboardings kann ebenfalls Herausforderungen hervorrufen. Probleme, wie ein verzögerter Arbeitsstart oder das Abwerben der Fachkräfte durch andere Unternehmen, sind häufig schwierig vorherzusehen und einzuplanen.

Zusammenfassung

Ein gelungenes Preboarding-Programm bildet die Grundlage für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmenden und Unternehmen. Mitarbeitende starten deutlich motivierter und engagierter in ihren neuen Job, wenn sie merken, dass das Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag in sie investiert. Das wichtigste dabei ist, dass auf die individuellen Bedürfnisse eingegangen wird und sich regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitenden über das Preboarding-Programm eingeholt wird.

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