Einf├╝hrung des Zeugnisgenerators

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Robert Lassen
4. April 2024
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Die Einf├╝hrung einer modernen Cloud-Software geht schnell und einfach. Es ist keine Installation oder aufw├Ąndige Abstimmung mit der IT-Abteilung notwendig. Dennoch muss die Software einmalig konfiguriert werden, damit der erwartete Nutzen eintritt. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen detaillierten ├ťberblick, wie Sie das Projekt schnell und einfach zum Erfolg bringen.

Die Dauer der Einf├╝hrung h├Ąngt stark von der Unternehmensgr├Â├če ab. Aus unserer Erfahrung sollten Sie bei einem kleinen bis mittleren Unternehmen ca. 1 - 2 Wochen inkl. Ersteinweisung und Schulung einplanen. Bei gro├čen Unternehmen kann es auch bis zu 4 Wochen dauern.

├ťberblick:

  1. Projektteam und Setup bestimmen
  2. Zeugnisprozess definieren
  3. Software konfigurieren
  4. Die Testphase
  5. Schulung der Anwender
  6. Information der F├╝hrungskr├Ąfte und evtl. Mitarbeitenden
  7. Go-Live
  8. Nachbereitung

1. Projektteam und Setup bestimmen

F├╝r die Einf├╝hrung einer Software sollte eine Person oder ein Team bestimmt werden. In der Regel ist es ausreichend, wenn eine Person aus der Personalabteilung das Projekt koordiniert.

Das Projektteam hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Kommunikation mit den Anwendern und F├╝hrungskr├Ąften
  • Kontakt mit dem Flowmium-Kundenservice halten
  • Evtl. Kontakt zur IT halten
  • Konfiguration der Software

Neben einem Projektteam sollten sich die Verantwortlichen ├╝ber die Art der Softwareeinf├╝hrung Gedanken machen. Insbesondere geht es darum, ob die Software auf einmal im gesamten Unternehmen eingef├╝hrt werden soll oder schrittweise zum Beispiel Standort f├╝r Standort. In kleinen und mittleren Unternehmen empfiehlt sich das Rollout im gesamten Unternehmen. Bei gro├čen Unternehmen kann es sinnvoll sein, erst mit einem Bereich Live zu gehen und erst nach erfolgreichem Test auf alle Bereiche auszuweiten.

2. Zeugnisprozess definieren

Damit der Zeugnisgenerator nach Ihren W├╝nschen konfiguriert werden kann, m├╝ssen Sie sich zun├Ąchst Gedanken ├╝ber den gew├╝nschten Prozess machen.

Insbesondere sollten Sie folgende Punkte festlegen:

  • Soll der Zeugnisprozess klassisch von der Personalabteilung angesto├čen werden oder sollen die Zeugnisse von den F├╝hrungskr├Ąften ohne Beteiligung der Personalabteilung erstellt werden?
  • Sollen Mitarbeitende und/oder F├╝hrungskr├Ąfte Zeugnisse ├╝ber den Self-Service beantragen k├Ânnen?
  • Sollen auch die Mitarbeitenden in den Prozess einbezogen werden?

Je nach gew├╝nschtem Prozess und gew├╝nschten Optionen wird die Software anders konfiguriert. Mehr dazu im n├Ąchsten Abschnitt.

Bei der Einf├╝hrung einer neuen Software bietet es sich an, gleich den bisherigen Prozess zu durchleuchten. Eine ausf├╝hrliche Beschreibung zur Optimierung des Zeugnisprozesses finden Sie in unserem Blogbeitrag.

3. Software konfigurieren

F├╝r die Konfiguration der Software stehen Ihnen zwei Optionen zur Verf├╝gung.

Option 1:
Das Onboarding ÔÇ×BasicÔÇť ist kostenlos bei jedem Paket enthalten. Bei dieser Variante steht Ihnen eine Liste mit Aufgaben zur Verf├╝gung, die Sie nach und nach selbstst├Ąndig abarbeiten. Nachdem Sie die Aufgaben erledigt haben, pr├╝ft der Flowmium Kundenservice die wichtigsten Einstellungen und beantwortet Ihre Fragen in einem kurzen Online-Meeting.

Option 2:
Das Onboarding ÔÇ×ProÔÇť ist eine kostenpflichtige Option. Bei dieser Variante geht der Flowmium Kundenservice alle Einstellungen mit Ihnen in einem Online-Meeting durch und konfiguriert die Anwendung nach Ihren Vorgaben. Sie m├╝ssen nur die Daten in Excel- oder Word-Form liefern, Flowmium k├╝mmert sich um die Einspielung.

Unabh├Ąngig von der gew├Ąhlten Variante ist f├╝r die Konfiguration der Software der vorab definierte Zeugnisprozess wichtig. An verschiedenen Stellen im System werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen, um den Prozess wie gew├╝nscht abzubilden.

Dar├╝ber hinaus werden folgende Punkte konfiguriert:

  • Mitarbeiterstammdaten: F├╝gen Sie alle Mitarbeitenden hinzu, die Zeugnisse unterschreiben sollen oder am Bearbeitungsprozess teilnehmen sollen. Optional k├Ânnen Sie die Stammdaten aller Mitarbeitenden ├╝ber eine Excel-Datei oder Schnittstelle importieren.
  • Unternehmen: Legen Sie Unternehmen, Standorte und Abteilungen an und hinterlegen Sie Briefvorlagen.
  • Benutzende und Berechtigungen: Legen Sie alle Benutzenden an und legen Sie fest, ob es Einschr├Ąnkungen f├╝r bestimmte Men├╝punkte, Unternehmen oder Standorte geben soll.
  • Berufsbilder: L├Âschen Sie alle Berufsbilder, die Sie nicht ben├Âtigen. Legen Sie alle Berufsbilder mit der T├Ątigkeitsbeschreibung an, die Sie h├Ąufig ben├Âtigen. So k├Ânnen Sie ein Zeugnis schneller erstellen.
  • Zeugnisformatierung: Passen Sie die Formatierung wie Seitenr├Ąnder und Schriftart an. Au├čerdem k├Ânnen Sie die Zeugnis├╝berschriften ├Ąndern oder ausw├Ąhlen, ob Sie gendergerechte Texte nutzen m├Âchten.
  • E-Mail-Vorlagen: Passen Sie die E-Mail-Vorlagen z.B. f├╝r die ├ťbergabe an die F├╝hrungskr├Ąfte oder die Erinnerungen an.
  • Self-Service: ├ťber den Self-Service k├Ânnen Mitarbeitende oder F├╝hrungskr├Ąfte Antr├Ąge f├╝r ein Zeugnis stellen. Diesen Antrag k├Ânnen Sie einfach bearbeiten.
  • Datenschutzeinstellungen: Definieren Sie L├Âschfristen, den Schutz von ├ťbergabelinks mit SSO oder 2FA. Stimmen Sie sich dazu eventuell mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

4. Die Testphase

In der Testphase sollten Sie den Prozess ausf├╝hrlich testen. Je mehr Sie testen, desto weniger Probleme und R├╝ckfragen wird es im Live-Betrieb geben.

Testen Sie insbesondere Folgendes:

  • Erstellung eines Zeugnisses nur durch die Personalabteilung
  • Erstellung eines Zeugnisses mit ├ťbergabe an eine F├╝hrungskraft
  • Beantragung eines Zeugnisses ├╝ber den Self-Service, falls der Einsatz gew├╝nscht ist.

Nehmen Sie anschlie├čend evtl. notwendige Anpassungen selbst vor oder wenden Sie sich an den Flowmium-Kundenservice.

Erstellte Testzeugnisse k├Ânnen vom Kundenservice gel├Âscht werden und gehen nicht von Ihrem Kontingent ab.

5. Schulung der Benutzenden

Nachdem die Software konfiguriert ist und die Testphase erfolgreich abgeschlossen wurde, werden die Mitarbeitenden aus der Personalabteilung geschult. Sofern das kostenpflichtige Onboarding ÔÇ×ProÔÇť oder eine separate Schulung gebucht wurde, ├╝bernimmt der Flowmium Kundenservice die Schulung.

Bei der Schulung wird der Zeugnisprozess von der Anlage bis zum Export des Zeugnisses durchgegangen. Auch werden offene Fragen beantwortet.

6. Informieren der F├╝hrungskr├Ąfte und evtl. Mitarbeitenden

Die F├╝hrungskr├Ąfte spielen bei der Zeugniserstellung eine entscheidende Rolle. Sie sollten Ihre F├╝hrungskr├Ąfte daher ├╝ber den neuen Prozess informieren. In der Regel ist eine E-Mail ausreichend, aber auch ein Online-Meeting kann sinnvoll sein.

Eine Information kann zum Beispiel folgende Inhalte haben:

  • Erstellungsprozess darlegen
  • Fristen mitteilen
  • Bewertungsschema erkl├Ąren
  • Konkrete Aufgaben f├╝r die F├╝hrungskr├Ąfte mitteilen
  • Datum des Go-Live mitteilen
  • Ansprechpartner f├╝r Fragen benennen

Sofern auch die Mitarbeitenden ├╝ber den Prozess eingebunden werden oder den Self-Service nutzen sollen, m├╝ssen auch diese informiert werden.

7. Go-Live

Jetzt ist es soweit! Die Software ist eingerichtet, die Testphase erfolgreich abgeschlossen und die Benutzenden geschult.

Sie k├Ânnen mit der Erstellung der ersten echten Zeugnisse beginnen. Trotz guter Vorbereitung und intensivem Testen k├Ânnen unvorhergesehene Probleme auftreten oder es zu ge├Ąnderten Anforderungen kommen. Der Flowmium Kundenservice unterst├╝tzt Sie gerne.

8. Nachbereitung

Nach ca. 4 ÔÇô 8 Wochen, nachdem die ersten Zeugnisprozesse komplett abgeschlossen sind, bietet sich ein Zwischenfazit an. Funktioniert der Prozess wie gew├╝nscht oder sollten Anpassungen vorgenommen werden?

Folgende Fragen k├Ânnen Sie dabei stellen:

  • An welchen Stellen mussten am Zeugnis manuelle Nacharbeiten vorgenommen werden?
  • Haben die F├╝hrungskr├Ąfte die Bearbeitung korrekt vorgenommen?

Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen selbst vor oder wenden Sie sich an den Flowmium-Kundenservice.

Zusammenfassung

Sie wollen den Zeugnisgenerator m├Âglichst schnell einf├╝hren? Dann setzen Sie folgende Punkte priorisiert um:

  1. Die Aufgaben im Ersteinrichtungs-Modus erledigen oder Termin zum Onboarding mit dem Flowmium-Kundenservice buchen und die Software zusammen konfigurieren.
  2. Einige Testzeugnisse erstellen und den Prozess mit mindestens einer F├╝hrungskraft durchspielen.
  3. Information der F├╝hrungskr├Ąfte ├╝ber den neuen Prozess.
  4. Mit der Erstellung von echten Zeugnissen beginnen und die Software nach und nach optimieren.

Kontaktieren Sie bei Fragen und Problemen den Kundenservice.

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