Die Einführung einer modernen Cloud-Software geht schnell und einfach. Es ist keine Installation oder aufwändige Abstimmung mit der IT-Abteilung notwendig. Dennoch muss die Software einmalig konfiguriert werden, damit der erwartete Nutzen eintritt. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick, wie Sie das Projekt schnell und einfach zum Erfolg bringen.
Die Dauer der Einführung hängt stark von der Unternehmensgröße ab. Aus unserer Erfahrung sollten Sie bei einem kleinen bis mittleren Unternehmen ca. 1 - 2 Wochen inkl. Ersteinweisung und Schulung einplanen. Bei großen Unternehmen kann es auch bis zu 4 Wochen dauern.
Überblick:
1. Projektteam und Setup bestimmen
Für die Einführung einer Software sollte eine Person oder ein Team bestimmt werden. In der Regel ist es ausreichend, wenn eine Person aus der Personalabteilung das Projekt koordiniert.
Das Projektteam hat insbesondere folgende Aufgaben:
- Kommunikation mit den Anwendern und Führungskräften
- Kontakt mit dem Flowmium-Kundenservice halten
- Evtl. Kontakt zur IT halten
- Konfiguration der Software
Neben einem Projektteam sollten sich die Verantwortlichen über die Art der Softwareeinführung Gedanken machen. Insbesondere geht es darum, ob die Software auf einmal im gesamten Unternehmen eingeführt werden soll oder schrittweise zum Beispiel Standort für Standort. In kleinen und mittleren Unternehmen empfiehlt sich das Rollout im gesamten Unternehmen. Bei großen Unternehmen kann es sinnvoll sein, erst mit einem Bereich Live zu gehen und erst nach erfolgreichem Test auf alle Bereiche auszuweiten.
2. Zeugnisprozess definieren
Damit der Zeugnisgenerator nach Ihren Wünschen konfiguriert werden kann, müssen Sie sich zunächst Gedanken über den gewünschten Prozess machen.
Insbesondere sollten Sie folgende Punkte festlegen:
- Soll der Zeugnisprozess klassisch von der Personalabteilung angestoßen werden oder sollen die Zeugnisse von den Führungskräften ohne Beteiligung der Personalabteilung erstellt werden?
- Sollen Mitarbeitende und/oder Führungskräfte Zeugnisse über den Self-Service beantragen können?
- Sollen auch die Mitarbeitenden in den Prozess einbezogen werden?
Je nach gewünschtem Prozess und gewünschten Optionen wird die Software anders konfiguriert. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Bei der Einführung einer neuen Software bietet es sich an, gleich den bisherigen Prozess zu durchleuchten. Eine ausführliche Beschreibung zur Optimierung des Zeugnisprozesses finden Sie in unserem Blogbeitrag.
3. Software konfigurieren
Für die Konfiguration der Software stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.
Option 1:
Das Onboarding „Basic“ ist kostenlos bei jedem Paket enthalten. Bei dieser Variante steht Ihnen eine Liste mit Aufgaben zur Verfügung, die Sie nach und nach selbstständig abarbeiten. Nachdem Sie die Aufgaben erledigt haben, prüft der Flowmium Kundenservice die wichtigsten Einstellungen und beantwortet Ihre Fragen in einem kurzen Online-Meeting.
Option 2:
Das Onboarding „Pro“ ist eine kostenpflichtige Option. Bei dieser Variante geht der Flowmium Kundenservice alle Einstellungen mit Ihnen in einem Online-Meeting durch und konfiguriert die Anwendung nach Ihren Vorgaben. Sie müssen nur die Daten in Excel- oder Word-Form liefern, Flowmium kümmert sich um die Einspielung.
Unabhängig von der gewählten Variante ist für die Konfiguration der Software der vorab definierte Zeugnisprozess wichtig. An verschiedenen Stellen im System werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen, um den Prozess wie gewünscht abzubilden.
Darüber hinaus werden folgende Punkte konfiguriert:
- Mitarbeiterstammdaten: Fügen Sie alle Mitarbeitenden hinzu, die Zeugnisse unterschreiben sollen oder am Bearbeitungsprozess teilnehmen sollen. Optional können Sie die Stammdaten aller Mitarbeitenden über eine Excel-Datei oder Schnittstelle importieren.
- Unternehmen: Legen Sie Unternehmen, Standorte und Abteilungen an und hinterlegen Sie Briefvorlagen.
- Benutzende und Berechtigungen: Legen Sie alle Benutzenden an und legen Sie fest, ob es Einschränkungen für bestimmte Menüpunkte, Unternehmen oder Standorte geben soll.
- Berufsbilder: Löschen Sie alle Berufsbilder, die Sie nicht benötigen. Legen Sie alle Berufsbilder mit der Tätigkeitsbeschreibung an, die Sie häufig benötigen. So können Sie ein Zeugnis schneller erstellen.
- Zeugnisformatierung: Passen Sie die Formatierung wie Seitenränder und Schriftart an. Außerdem können Sie die Zeugnisüberschriften ändern oder auswählen, ob Sie gendergerechte Texte nutzen möchten.
- E-Mail-Vorlagen: Passen Sie die E-Mail-Vorlagen z.B. für die Übergabe an die Führungskräfte oder die Erinnerungen an.
- Self-Service: Über den Self-Service können Mitarbeitende oder Führungskräfte Anträge für ein Zeugnis stellen. Diesen Antrag können Sie einfach bearbeiten.
- Datenschutzeinstellungen: Definieren Sie Löschfristen, den Schutz von Übergabelinks mit SSO oder 2FA. Stimmen Sie sich dazu eventuell mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
4. Die Testphase
In der Testphase sollten Sie den Prozess ausführlich testen. Je mehr Sie testen, desto weniger Probleme und Rückfragen wird es im Live-Betrieb geben.
Testen Sie insbesondere Folgendes:
- Erstellung eines Zeugnisses nur durch die Personalabteilung
- Erstellung eines Zeugnisses mit Übergabe an eine Führungskraft
- Beantragung eines Zeugnisses über den Self-Service, falls der Einsatz gewünscht ist.
Nehmen Sie anschließend evtl. notwendige Anpassungen selbst vor oder wenden Sie sich an den Flowmium-Kundenservice.
Erstellte Testzeugnisse können vom Kundenservice gelöscht werden und gehen nicht von Ihrem Kontingent ab.
5. Schulung der Benutzenden
Nachdem die Software konfiguriert ist und die Testphase erfolgreich abgeschlossen wurde, werden die Mitarbeitenden aus der Personalabteilung geschult. Sofern das kostenpflichtige Onboarding „Pro“ oder eine separate Schulung gebucht wurde, übernimmt der Flowmium Kundenservice die Schulung.
Bei der Schulung wird der Zeugnisprozess von der Anlage bis zum Export des Zeugnisses durchgegangen. Auch werden offene Fragen beantwortet.
6. Informieren der Führungskräfte und evtl. Mitarbeitenden
Die Führungskräfte spielen bei der Zeugniserstellung eine entscheidende Rolle. Sie sollten Ihre Führungskräfte daher über den neuen Prozess informieren. In der Regel ist eine E-Mail ausreichend, aber auch ein Online-Meeting kann sinnvoll sein.
Eine Information kann zum Beispiel folgende Inhalte haben:
- Erstellungsprozess darlegen
- Fristen mitteilen
- Bewertungsschema erklären
- Konkrete Aufgaben für die Führungskräfte mitteilen
- Datum des Go-Live mitteilen
- Ansprechpartner für Fragen benennen
Sofern auch die Mitarbeitenden über den Prozess eingebunden werden oder den Self-Service nutzen sollen, müssen auch diese informiert werden.
7. Go-Live
Jetzt ist es soweit! Die Software ist eingerichtet, die Testphase erfolgreich abgeschlossen und die Benutzenden geschult.
Sie können mit der Erstellung der ersten echten Zeugnisse beginnen. Trotz guter Vorbereitung und intensivem Testen können unvorhergesehene Probleme auftreten oder es zu geänderten Anforderungen kommen. Der Flowmium Kundenservice unterstützt Sie gerne.
8. Nachbereitung
Nach ca. 4 – 8 Wochen, nachdem die ersten Zeugnisprozesse komplett abgeschlossen sind, bietet sich ein Zwischenfazit an. Funktioniert der Prozess wie gewünscht oder sollten Anpassungen vorgenommen werden?
Folgende Fragen können Sie dabei stellen:
- An welchen Stellen mussten am Zeugnis manuelle Nacharbeiten vorgenommen werden?
- Haben die Führungskräfte die Bearbeitung korrekt vorgenommen?
Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen selbst vor oder wenden Sie sich an den Flowmium-Kundenservice.
Zusammenfassung
Sie wollen den Zeugnisgenerator möglichst schnell einführen? Dann setzen Sie folgende Punkte priorisiert um:
- Die Aufgaben im Ersteinrichtungs-Modus erledigen oder Termin zum Onboarding mit dem Flowmium-Kundenservice buchen und die Software zusammen konfigurieren.
- Einige Testzeugnisse erstellen und den Prozess mit mindestens einer Führungskraft durchspielen.
- Information der Führungskräfte über den neuen Prozess.
- Mit der Erstellung von echten Zeugnissen beginnen und die Software nach und nach optimieren.
Kontaktieren Sie bei Fragen und Problemen den Kundenservice.
