Remote Work bietet viele Vorteile, vor allem aber viel Flexibilität. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmende. Die Einarbeitung ist bei Menschen, die im Homeoffice arbeiten, genauso wichtig wie bei Arbeitskräften vor Ort, allerdings treten bei einer Online-Einarbeitung einige Schwierigkeiten auf. Schwieriger ist es für Arbeitnehmende zum Beispiel, eine persönliche Bindung zum Unternehmen und zu den neuen Kolleginnen und Kollegen aufzubauen, bestehende Prozesse zu verstehen und sich in ihnen zurecht zu finden oder produktiv zu werden.
Eine strukturierte Einarbeitung von Mitarbeitenden, die remote arbeiten, ist deshalb besonders wichtig. Im Folgenden legen wir den Fokus auf die Vorbereitungen vom Unternehmen vor dem ersten Arbeitstag, wie dieser im besten Fall ablaufen sollte und welchen Aspekten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, auch über den ersten Arbeitstag hinaus.
Inhalt:
Vorbereitungen auf den ersten Arbeitstag
Mit der Einarbeitung neuer Mitarbeitender sollte sich von Unternehmensseite im besten Fall nicht erst am ersten Arbeitstag beschäftigt werden, sondern schon weit vorher. Jegliche organisatorische Arbeit, die schon im Vorfeld geleistet werden kann, sollte auch schon vor dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses erledigt sein. Dazu zählt zum Beispiel die Bereitstellung der technischen Ausstattung. Arbeitslaptops und -handys, zusätzliche Bildschirme und andere wichtige Arbeitsmittel sollten schon vor dem ersten Arbeitstag bei den neuen Mitarbeitenden eingetroffen sein. Die technische Ausstattung ist am besten bereits betriebsbereit und vor allem auch sauber. Damit die neuen Arbeitnehmenden am ersten Arbeitstag direkt starten können, sollten alle nötigen Accounts und Zugangsdaten schon fertig eingerichtet sein. Nichts hält am ersten Tag mehr auf, als sich mit der Einrichtung der neuen Arbeitsgeräte und den nötigen Zugangsdaten zu befassen.
Auch alle nötigen Onboading-Unterlagen sind im besten Fall schon längst verschickt. Dazu zählen beispielsweise der Ablauf für den ersten Tag oder die erste Arbeitswoche, wichtige Unternehmensinformationen oder erste Aufgaben. Das hilft den neuen Arbeitnehmenden dabei, sich auf ihre Ankunft im Unternehmen so gut wie möglich vorzubereiten.
Der erste Arbeitstag
Einen positiven Eindruck am ersten Arbeitstag bei den neuen Mitarbeitenden zu hinterlassen, sollte das Ziel von Seiten des Unternehmens sein. Einige Maßnahmen helfen dabei und vor allem auch bei der sozialen Integration neuer Arbeitnehmender in das bestehende Team.
In jedem Fall sollte eine virtuelle Begrüßung stattfinden. Natürlich ist ein persönliches Empfangen bei Remote Work nicht möglich, trotzdem ist ein persönliches, wenn auch virtuelles, Begrüßen der neuen Arbeitnehmenden durch die Vorgesetzten und wichtigsten Teammitglieder unabdingbar. So wird schnell ein offenes, angenehmes und persönliches Umfeld geschaffen. So hat man beispielsweise anstelle eines einfach Firmenfotos ein Gesicht vor Augen, wenn man in den Kontakt mit entsprechenden Kolleginnen und Kollegen tritt. Das Unternehmen selbst und seine Unternehmenskultur sollten ebenfalls vorgestellt werden. Eine kleine Präsentation oder auch ein gut gestaltetes Onboarding-Video können dabei helfen, die Werte, Ziele, die Arbeitsweise und weitere Informationen rund um das Unternehmen zu vermitteln. Auch eine technische Einführung ist unbedingt abzuhalten. Der IT-Support sollte alle notwendigen Tools und Plattformen mit den neuen Arbeitnehmenden durchsprechen, damit diese auch sicher mit ihnen im Arbeitsalltag umgehen können.
Kommunikation und Ansprechpersonen
Die Hürde, um Hilfe zu bitten, oder mit neuen Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch zu kommen, ist bei Remote Work viel größer als persönlich im Büro. Deshalb sind klare Kommunikationswege und Ansprechpersonen für die neuen Arbeitskräfte besonders wichtig. Beispielsweise können sogenannte Buddys oder Mentoren zur Verfügung gestellt werden, die als feste Ansprechpersonen bei Fragen aller Art in Bezug auf die Einarbeitung an der Seite der neuen Mitarbeitenden stehen. Ausführliche Informationen dazu haben wir in unserem Blogartikel zum Buddy-Programm zusammengetragen.
Vorgesetzte können sich durch regelmäßige Check-Ins mit den neuen Arbeitnehmenden stets einen Überblick über den Stand deren Einarbeitung machen, sich Fragen und möglichen Problemen stellen und dann innerhalb dieser Feedback-Gespräche gemeinsam an entsprechenden Lösungen arbeiten. Wichtig ist, dass die neuen Arbeitnehmenden wissen, welches Medium für welchen Zweck genutzt werden muss. Zum Beispiel sollten sie wissen, wenn Mails für formelle Anfragen, der firmeninterne Chat für kleinere Nachfragen oder Videocalls für detaillierte Absprachen genutzt werden sollten.
Zeitmanagement und Zielsetzung
Vor allem zu Beginn einer neuen Tätigkeit ist es im Homeoffice leicht, den Überblick über die entsprechenden Aufgaben zu verlieren. Deshalb sind eine klare Zielsetzung und Aufgabenstrukturierung durch die Vorgesetzten besonders hilfreich. Ein Einarbeitungsplan mit einer klaren Zielsetzung, zum Beispiel für die ersten 30 Tage, kann Mitarbeitenden dabei helfen, den Überblick zu behalten und sich an die neuen Aufgabenstrukturen zu gewöhnen. Auch Projektmanagement-Tools helfen, einen Überblick über die ausstehenden und bereits erledigten Aufgaben zu schaffen.
Was allerdings unbedingt beachtet werden sollte: Die neuen Arbeitnehmenden brauchen Zeit, um sich an die ungewohnten Gegebenheiten zu gewöhnen. Deshalb sollten von Seiten des Unternehmens realistische Erwartungen gesetzt und Überforderungen durch zu hohe Ansprüche oder zu viele Informationen vermieden werden.
Integration in das Team
Neue Mitarbeitende sollten nicht das Gefühl haben, alleine zu Hause vor dem Bildschirm zu sitzen. Auch im Homeoffice gibt es einige Maßnahmen, die die soziale Integration im neuen Team fördern. Zum Beispiel können virtuelle Kaffeepausen eingeführt werden, in denen die Mitarbeitenden ungezwungen gemeinsam eine Pause von der Arbeit einlegen und sich so auch abseits von den typischen Arbeitsthemen kennenlernen können. Das gleiche gilt für digitale Mittagessen, Online-Workshops oder sogar digitale Spielerunden.
Weiterbildung
Auch nach der Einarbeitungsphase tut das Unternehmen gut daran, seine remote arbeitenden Kräfte nicht auf sich allein gestellt zu lassen. Wichtig ist es, die Mitarbeitenden auch nach dem Onboarding angemessen zu betreuen. Das kann zum Beispiel in Form von Weiterbildungsangeboten und regelmäßigen Feedback- oder auch Entwicklungsgesprächen stattfinden.
Zusammenfassung
Ein Remote-Onboarding muss gut durchdacht und strukturiert sein, um für alle Beteiligten einen möglichst reibungslosen Start zu ermöglichen. Alle technischen Mittel sollten bereits vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt werden, damit direkt mit der Einarbeitung und dem Einfinden in das neue Arbeitsumfeld gestartet werden kann. Auch bei der Online-Einarbeitung sollte die soziale, wenn auch digitale, Integration in das Team nicht zu kurz kommen und darauf geachtet werden, dass sich die neuen Arbeitnehmenden nicht allein gelassen fühlen. Strukturierte Aufgabenpläne und die Verwendung von Projektmanagement-Tools können dabei behilflich sein.
