Häufig richtet sich die gesamte Aufmerksamkeit von Unternehmen darauf, wie sie im Rahmen eines Onboarding-Programms einen möglichst leichten Start für ihre neuen Mitarbeitenden gewährleisten können. Ein entsprechendes Offboarding für Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, wird jedoch schnell vernachlässigt. Dabei ist ein Offboarding-Programm auf verschiedenen Ebenen wichtig und bietet sowohl für die ehemaligen Mitarbeitenden als auch das Unternehmen viele Vorteile.
Aus diesem Grund erklären wir in diesem Blogartikel, was unter dem Offboarding genau verstanden wird und warum es so wichtig ist. Außerdem zeigen wir, wie sich ein solcher Prozess gestalten lässt und welche Herausforderungen für das Unternehmen damit einhergehen.
Inhalt:
Was versteht man unter Offboarding?
Als Offboarding bezeichnet man den strukturierten Prozess, der den Austritt der ehemaligen Mitarbeitenden aus dem Unternehmen heraus begleitet. Dieser umfasst nicht nur die bloße Beendigung des Arbeitsverhältnisses, auch organisatorische, zwischenmenschliche und rechtliche Aspekte sind darin enthalten.
Beispielsweise muss dafür gesorgt werden, dass der Vertrag eingehalten und Arbeitsmittel, wie Firmenlaptops oder -handys, an das Unternehmen zurückgegeben werden. Auch Zugänge und Benutzerkonten müssen gesperrt oder gelöscht werden. Außerdem müssen die Mitarbeitenden, die aufhören, ihr Wissen über laufende Projekte und Aufgaben an nachfolgende Personen übertragen. Darüber hinaus bietet das Offboarding eine Austauschmöglichkeit zwischen dem Unternehmen und den Arbeitnehmenden über deren Erfahrungen während des vergangenen Arbeitsverhältnisses.
Warum ist Offboarding wichtig?
Vor allem der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitenden ist wichtig, damit die im Unternehmen verbliebenen Personen vom Netzwerk und dem Wissen der ehemaligen Arbeitnehmenden profitieren können. Auch die Arbeitgebendenmarke wird durch einen guten Offboarding-Prozess gestärkt. Wenn sich Mitarbeitende auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses durch das Unternehmen wertgeschätzt fühlen, bildet das ein positives Bild des Unternehmens. Dies kann wiederum die Suche nach und das Werben um neue Fachkräfte erleichtern, da man auf die guten Bewertungen ehemaliger Mitarbeitender bauen kann. Feedbackgespräche nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bieten ebenfalls eine Möglichkeit für ein Unternehmen, sich kontinuierlich zu verbessern und die Bindung zu den eigenen Mitarbeitenden zu stärken.
Außerdem minimiert ein Offboarding das Risiko von Rechtsverletzungen. Eine gute Organisation von Rechtlichem durch ein klar strukturiertes Offboarding sorgt für eine erheblich geminderte Fehleranfälligkeit.
Wie wird lässt sich ein Offboarding-Prozess besonders gut gestalten?
Wie beim Onboarding auch gibt es einige Phasen, die bei der Gestaltung des Offboarding-Prozesses berücksichtigt werden sollten. Dazu zählen die Kündigungsphase, der Wissenstransfer, die Abwicklung vom Administrativen, die Feedbackgespräche und die spätere Beziehungspflege.
In der Kündigungsphase ist es vor allem wichtig, dass sich um eine offene und professionelle Kommunikation bemüht wird, egal von welcher Seite die Kündigung kommt. In dieser Phase sollte vor allem die letzte Zeit im Unternehmen geplant werden, was die Rückgabe von Arbeitsmitteln, Resturlaub usw. angeht.
Laufende und offene Projekte sollten von den Mitarbeitenden dann dokumentiert und für die Übergabe an nachfolgende Personen vorbereitet werden. Dazu kann zum Beispiel auch die Einarbeitung der neuen Arbeitskräfte für die entsprechenden Projekte und Aufgaben zählen. Nach dem Wissenstransfer sollten schließlich die Arbeitsmittel zurückgegeben und die Zugänge gesperrt werden. Auch wichtige abschließende Dokumente, wie das Endzeugnis, sollten ausgestellt werden.
In den Abschlussgesprächen sollte Feedback an die ehemaligen Mitarbeitenden gegeben werden, allerdings sollte sich das Unternehmen ebenfalls das Feedback und einen Bericht über die Erfahrungen der Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens einholen, um sich kontinuierlich verbessern zu können. Schließlich sollte auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden gepflegt werden. Dies kann dabei helfen, sich ein breites Netzwerk aufzubauen und beispielsweise die Suche nach neuen Fachkräften zu erleichtern.
Welche Herausforderungen entstehen beim Offboarding für ein Unternehmen?
Vor allem bei nicht einvernehmlichen Trennungen von Unternehmen und Mitarbeitenden kann es zu Herausforderungen kommen. Hierbei gilt es, vor allem durch eine professionelle und offene Kommunikation, möglichen Konflikten vorzubeugen. Auch zu wenig eingeplante Zeit beim Offboarding kann zu Problemen führen. Ein gut strukturiertes Grundkonzept kann helfen, an alle notwendigen Punkte zu denken, selbst wenn die eigentliche Zeit für das Offboarding knapp bemessen ist.
Zusammenfassung
Das Offboarding ist vor allem für das Aufbauen eines Netzwerkes und die damit verbundene Arbeitgebendenmarke wichtig. Es kann für die Verbesserung des eigenen Unternehmens genutzt werden, indem ausführliche Feedbackgespräche mit den ehemaligen Arbeitnehmenden geführt werden. Außerdem hilft ein gut strukturiertes Offboarding-Programm dabei, das Wissen innerhalb des Unternehmens zu konservieren und an neue Mitarbeitende weiterzugeben.
