Seit dem 01. Januar 2025 ist es möglich, ein Arbeitszeugnis mit einer digitalen Unterschrift auszustellen. Dabei handelt es sich um die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Das ist ein Ergebnis der zunehmenden Digitalisierung in so gut wie allen Bereichen der Arbeitswelt. Die digitale Unterschrift bei Arbeitszeugnissen verspricht eine Effizienzsteigerung, allerdings gilt es auch einige Dinge bei der Einführung dieser digitalen Unterschrift zu beachten.
Im Folgenden befassen wir uns deshalb mit dem Rechtlichen, mit den Vorteilen, Herausforderungen und natürlich der idealen Umsetzung der digitalen Unterschrift bei Arbeitszeugnissen.
Inhalt:
Rechtliches
Bisher mussten Arbeitszeugnisse nach § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung bzw. Ausbildungszeugnisse nach § 16 des Berufsbildungsgesetzes handschriftlich unterzeichnet werden. Dies hat sich mit dem neuen Jahr jedoch geändert. Mit der Zustimmung der Arbeitnehmenden ist es jetzt seit dem 1. Januar 2025 möglich, die Arbeitszeugnisse auch in einer rein elektronischen Form zur Verfügung zu stellen. Dafür ist jedoch die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Diese ermöglicht es nämlich, die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei zu verifizieren und sichert das Arbeitszeugnis gleichzeitig vor nachträglichen Änderungen.
Vorteile der digitalen Unterschrift
Im Wesentlichen kristallisieren sich drei große Vorteile bei der Verwendung der digitalen Unterschrift unter Arbeitszeugnissen heraus. Besonders die Effizienzsteigerung fällt ins Gewicht. Die Erstellung, vor allem aber auch der Ausstellungsprozess, wird durch die digitale Unterschrift beschleunigt. Das liegt daran, dass Ausdrucken, handschriftliches Unterschreiben und das postalische Verschicken wegfällt und das Zeugnis direkt nach der Unterschrift mit der elektronischen Signatur in digitaler Form zur Verfügung steht. Außerdem werden dadurch Ressourcen geschont. Wenn das Arbeitszeugnis in digitaler Form zur Verfügung gestellt wird, spart das natürlich einiges an Kosten und ist obendrein noch gut für die Umwelt. Immerhin wird so viel Papier und der Transport der Dokumente eingespart.
Auch die Rechtssicherheit wird durch die digitale Unterschrift gesteigert. Eine Manipulation der Arbeitszeugnisse wird ausgeschlossen, da die qualifizierte elektronische Signatur für die Authentizität und Integrität des Dokuments und der unterzeichnenden Person bürgt.
Herausforderungen
Wie bei allen Neuerungen stehen Unternehmen zunächst erst einmal vor den Herausforderungen bei der Umsetzung. So kann ein elektronisches Arbeitszeugnis nur dann ausgestellt werden, wenn die Arbeitnehmenden dem ausdrücklich zustimmen. Wenn das jedoch nicht erfolgt, muss weiterhin auf die handschriftliche Unterzeichnung des Arbeitszeugnisses und die Übermittlung auf herkömmlichem Wege gesetzt werden. Außerdem verlangt die qualifizierte elektronische Signatur eine spezielle Software, die neu im Unternehmen eingeführt werden muss. Der Umgang mit dieser neuen Software muss dann in Form von Schulungen durch das entsprechende Personal erlernt werden.
Einwilligung Mitarbeiter
§ 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung besagt, dass das Zeugnis "mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden" kann. Es ist nicht geregelt, auf welche Weise die Einwilligung eingeholt werden muss. Praktisch wäre damit auch die mündliche Einwilligung wirksam. Es wird sich durch die ersten Gerichtsurteile herausstellen, wie die Einwilligung erfolgen muss und welche Varianten unzulässig sind. Gerade zum Anfang wird auf Seiten der Mitarbeitenden eine gewisse Skepsis herrschen, weshalb auf die explizite Einwilligung nicht verzichtet werden sollte.
Rückdatierung ungeklärt
Bei elektronischen Signaturen ist immer ein Zeitstempel vorhanden. Meist direkt bei der Signatur, aber mindestens im Zertifikat oder den Dokumenteneigenschaften. Das übliche und vorgeschriebene Rückdatieren auf das Austrittsdatum ist damit nicht mehr möglich. Die Folge ist, dass ein Zeugnis immer genau am Austrittsdatum unterschrieben werden muss, selbst wenn die Führungskraft im Urlaub ist oder der letzte Tag auf einen Sonntag fällt. Es werden erst durch Arbeitsgerichtsurteile Präzedenzfälle geschaffen werden müssen und sich so über die Zeit herausstellen, wie viele Tage vor oder nach dem Austritt ein Zeugnis unterschrieben werden darf. Es ist anzunehmen, dass sich eine Karenzzeit von zum Beispiel 2 Wochen vor und 4 Wochen nach dem Austritt etablieren wird. Alle Zeugnislesenden werden Verständnis haben, dass ein Zeugnis fast nie am genau letzten Tag unterschrieben werden kann und daraus keine negativen Aussagen ableiten. Wer rechtlich sicher gehen möchte, sollte allerdings alle Zeugnisse, die nicht am genau letzten Tag unterschrieben werden können, wie bisher in Papierform ausstellen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Ein Zeugnis darf elektronisch unterschrieben werden. Allerdings heißt das nicht, dass eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache (EES) oder fortgeschrittene (FES) elektronische Signatur der diversen Signaturanbieter ausreicht. Das Gesetz schreibt eine qualifizierte elektronische Signatur vor. Bei einer EES oder FES erhält die unterschreibende Person in der Regel ein E-Mail und kann über den dort enthaltenen Link auf einem Touchdevice oder durch einfaches Eintippen des Namens unterschreiben. Bei einer QES dagegen erfolgt zunächst eine Legitimierung über einen sog. Vertrauensdienst. Bei der Legitimierung muss sich die unterschreibende Person z. B. mit ihrem Personalausweis oder über ein Face-Ident-Verfahren legitimieren. Dieses Verfahren setzen insbesondere Banken z. B. bei der Eröffnung eines Kontos ein. Nachteil dieses Verfahrens ist zum einen der aufwändigere Prozess für die unterschreibenden Personen. Allerdings ist der Prozess einmalig bzw. muss nur neu durchlaufen werden, wenn der Personalausweis erneuert wurde. Außerdem schlägt die Legitimierung einmalig mit Kosten zu buche und auch pro Signatur ist diese Variante deutlich teurer als die EES oder FES.
Kosten
Durch die Vorschrift der qualifizierten elektronischen Signatur sind die Kosten vergleichsweise hoch. Je nach Anbieter, Modell und Abnahmemenge belaufen sich die Kosten pro Signatur in einer Spanne von 5 bis über 10 €. Im Gegenzug werden die Druckkosten und insbesondere die Portokosten eingespart. Außerdem wird in der Regel Arbeitszeit gespart, da der Ausdruck und die manuelle Einholung der Unterschriften entfällt. Gerde wenn Zeugnisse üblicherweise per Post zwischen verschiedenen Standorten verschickt werden, kann sogar ein Kostenersparnis eintreten.
Optik
Zeugnisse werden immer noch häufig auf speziellem Geschäftspapier mit reduzierten Geschäftsangaben gedruckt, um eine hochwertige Optik zu erreichen. Ebenso dürfen Unterschriften im Zeugnis weder zu groß noch zu klein sein, sondern müssen der üblichen Unterschrift gleichen, da ansonsten ein Geheimzeichen unterstellt werden könnte. Das alles ist bei elektronisch signierten Dokumenten schlecht möglich. Elektronisch signierte Dokumente haben in der Regel am oberen Rand eine Nummer des Signaturanbieters und die Unterschriften sind häufig nur nachgeahmte Handschriften, aber nicht die üblichen Unterschriften. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur gibt es keine handschriftliche Unterschrift. Es gibt nur noch eine Art Siegel des Anbieters. Es bedarf auf Seiten der Personalabteilung und der Mitarbeitenden eine gewisse Gewöhnung.
Passender Anbieter
In vielen Unternehmen ist bereits eine Signatursoftware wie DocuSign im Einsatz. Allerdings beinhalten die Standard-Pakete nur eine EES oder FES. Eine QES muss immer dazugebucht werden. Einige Signaturanbieter bieten die QES garnicht an.
Ideale Umsetzung
Entscheidung
In vielen Unternehmen, insbesondere bei Startups ist es auch ohne rechtliche Grundlage schon seit Jahren üblich, dass Arbeitszeugnisse digital über DocuSign oder andere Signaturanbieter unterschrieben werden. Dort schätzen die Mitarbeitenden diesen Weg. Machen Sie sich für Ihr Unternehmen Gedanken, was Ihre Mitarbeitenden wünschen. Entscheiden Sie dann innerhalb der Personalabteilung und der Geschäftsleitung, ob und wenn ja, wann Sie die neue Möglichkeit nutzen möchten.
Bei der Entscheidung können folgende Fragen helfen. Je mehr Sie mit ja beantworten desto mehr lohnt sich die digitale Ausstellung von Arbeitszeugnissen für Sie.
- Bevorzugen unsere Mitarbeitenden die digitale Ausstellung?
- Sind die unterschreibenden Personen häufig außer Haus und bleibt das Zeugnis deshlab lange liegen oder muss per Post hin und hergeschickt werden?
- Schreiben Sie Ihre Zeugnisse meistens pünktlich, sodass diese nicht lange rückdatiert werden müssen?
- Können Sie die Einwilligung ohne viel Aufwand von Ihren Mitarbeitenden einholen?
Umsetzung der digitalen Signatur
Einige Schritte sollten, gerade wegen der bereits beschriebenen Herausforderungen, bei der Umsetzung der neuen digitalen Unterschrift beachtet werden, um einen möglichst reibungslosen Start zu gewährleisten. Der erste Schritt könnte deshalb sein, die Einwilligung der Arbeitnehmenden einzuholen und diese im besten Fall schriftlich festzuhalten. Machen Sie sich Gedanken, ob sie sich einmalig alle Einwilligungen einholen oder erst dann, wenn ein Zeugnis ausgestellt werden muss. Außerdem sollte eine geeignete Softwarelösung ausgewählt werden, die alle Anforderungen bezüglich der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt. Allerdings sollte sie gleichzeitig auch benutzerfreundlich und intuitiv sein. Danach sollte das Personal mit den neuen rechtlichen Regelungen sowie der neuen Software vertraut gemacht werden. Schließlich ist es besonders wichtig zu beachten, dass digitale Arbeitszeugnisse, genauso wie alle anderen vertraulichen Dokumente, die sensible Daten beinhalten, sicher gespeichert und vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen.
Zusammenfassung
Ab dem 01. Januar 2025 ist es möglich, Arbeitszeugnisse nun auch digital zu unterschreiben. Es gibt allerdings einige Herausforderungen, die das rechtssichere Signieren aufwändiger und teurer machen. Zudem werden sich zahlreiche Gepflogenheiten erst über die Zeit und insbesondere durch Gerichtsurteile festigen müssen. Beachten Sie bei der Entscheidung zur digitalen Unterschrift bitte Folgendes:
- Einwilligung der Mitarbeitenden ist nötig
- Qualifizierte elektronische Signatur ist vorgeschrieben
- Rückdatierungen sind nur noch begrenzt möglich
Tipp: Bei strenger Auslegung des Gesetzes ist eine elektronische Ausstellung von Arbeitszeugnissen insbesondere wegen des Aufwands und der Kosten der oben genannten drei Punkte nicht für jedes Unternehmen sinnvoll umzusetzen. Wägen Sie für Ihr eigenes Unternehmen Chancen sowie Risiken ab und entscheiden Sie, ob Sie für den einen oder anderen Punkt einen pragmatischeren Weg gehen. Holen Sie sich im Zweifelsfall Rat bei Ihrem Anwalt für Arbeitsrecht.
