Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses

Mareike Kaufmann
23. Mai 2024
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Wenn es um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses geht, gilt es einige Regeln bez√ľglich des Aufbaus zu beachten, die allgemein anerkannt sind. Bestimmte Formulierungen und eine gewisse Anordnung sollte in jedem Arbeitszeugnis zu finden sein. Oftmals herrscht jedoch in den einzelnen Bereichen und bei der Zeugnissprache Unklarheit, wie diese genau auszusehen hat. Aus diesem Grund finden Sie im Folgenden eine detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Bereichen und den wichtigsten inhaltlichen Aspekten in einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Inhalt:

  1. Formale Anforderungen
  2. √úberschrift, Einleitung und Unternehmensbeschreibung
  3. Tätigkeitenbeschreibung
  4. Leistungsbeurteilung
  5. Internes und externes Verhalten
  6. Ausstellungs- und Beendigungsgrund
  7. Schlussformel
  8. Unterschriften
  9. Zusammenfassung

Formale Anforderungen

Ein Arbeitszeugnis muss unbedingt auf einem Briefbogen gedruckt ausgeh√§ndigt werden und au√üerdem allgemeine Gesch√§ftsinformationen enthalten. Dabei darf das Anschriftenfeld (Anschrift der Mitarbeitenden) nicht ausgef√ľllt sein. H√§ufig werden sog. Repr√§sentationsbogen verwendet, die von dem √ľblichen Briefpapier f√ľr normale Korrespondenz abweichen.

Au√üerdem gibt es theoretisch keine H√∂chstzahl an Seiten in einem Arbeitszeugnis. Allerdings sollte sp√§testens bei der dritten angebrochenen Seite Schluss sein. Besonders bei einer langen Betriebszugeh√∂rigkeit mit vielen T√§tigkeitswechseln kann es jedoch schnell vorkommen, dass diese Seitenanzahl erreicht wird. In diesem Fall sollte vor dem finalen Druck immer hinterfragt werden, ob wirklich alle aufgef√ľhrten T√§tigkeiten relevant sind.

Auch die Formatierung spielt bei der Anzahl der Seiten in einem Arbeitszeugnis eine große Rolle. Immerhin entstehen durch einen größeren Zeilenabstand oder breitere Seitenränder auch mehr Seiten. Zu empfehlen ist deshalb die Verwendung einer gut lesbaren Schriftart, wie Arial, in der Schriftgröße 11pt. Der Zeilenabstand sollte zwischen 1 und 1,2 liegen und an jeder Seite sollte ein Rand von 2,5cm sein.

√úberschrift, Einleitung und Unternehmensbeschreibung

Die √úberschrift eines Zeugnisses enth√§lt f√ľr gew√∂hnlich lediglich den Titel des Zeugnisses. Dabei kann es sich folglich um ein Arbeitszeugnis, Praktikumszeugnis, Zwischenzeugnis etc. handeln.

In der Einleitung werden die Arbeitnehmenden mit ihrem vollen Namen, dem Stellentitel, dem Eintrittsdatum usw. vorgestellt.

Ein Beispiel f√ľr einen Einleitungssatz in einem Zwischenzeugnis k√∂nnte wie folgt aussehen: "Herr Maximilian Mustermann, geboren am 1. Januar 1980 in Musterort, ist seit dem 1. Januar 2023 in unserem Unternehmen als Personalsachbearbeiter t√§tig."

Die Unternehmensbeschreibung sollte in einem Arbeitszeugnis einige Komponenten, wie eine Brancheninformation, das Vertriebsgebiet oder die Anzahl der Mitarbeitenden beinhalten.

Eine typische Unternehmensbeschreibung in einem Arbeitszeugnis k√∂nnte zum Beispiel so aussehen: "Die Flowmium GmbH ist ein 2020 gegr√ľndetes Unternehmen mit dem Anspruch und der Vision, innovative Softwarel√∂sungen f√ľr den HR-Bereich zu entwickeln. Dabei legen wir den Fokus stark auf raffinierte und automatisierte Workflows. Unser erstes Produkt ist ein Zeugnisgenerator, mit dem besonders individuelle und aussagekr√§ftige Zeugnisse erstellt werden k√∂nnen."

Tätigkeitsbeschreibung

Die T√§tigkeitsbeschreibung ist eine der wichtigsten Zeugniskomponenten. Sie findet am h√§ufigsten Beachtung, da sich dort Informationen √ľber die Berufserfahrung der Arbeitnehmenden finden lassen. Die T√§tigkeiten werden sachlich und ohne Wertung formuliert. Auch sollten diese allgemein verst√§ndlich verfasst werden, damit auch Personen mit fehlenden Branchenkenntnissen ein realistisches Bild des fr√ľheren Aufgabenfelds haben k√∂nnen.

Bei der Beschreibung der T√§tigkeiten gibt es einige Faustregeln, die man beachten sollte. So sollten beispielsweise je nach T√§tigkeit und Hierarchie zwischen 5 und 10 Aufgaben aufgelistet werden, wobei einzelne Aufgaben etwas ausf√ľhrlicher beschrieben werden sollten. Au√üerdem sollten die Aufgaben nach Wichtigkeit und H√§ufigkeit sortiert werden, eine Aufz√§hlung in Stichpunkten ist dabei in der Regel besser und schneller zu lesen.

Falls mehrere Stationen innerhalb des Unternehmens von den Arbeitnehmenden durchlaufen worden sind, sollte zu jeder dieser Stationen ein eigener Aufgabenblock eingef√ľgt werden.

Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung selbst ist in einige Unterpunkte aufgeteilt, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis unbedingt Erw√§hnung finden sollten. Zu diesen Unterpunkten geh√∂ren die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbef√§higung, das Fachwissen, Weiterbildungen, die Arbeitsweise, der Arbeitserfolg und eventuelle F√ľhrungsleistungen sowie die zusammenfassende Leistungsbeurteilung.

Arbeitsbereitschaft

Unter Arbeitsbereitschaft ist vor allem die Einstellung zur Arbeit und die grundlegende Motivation der Mitarbeitenden zu verstehen. Mit Attributen wie Eigeninitiative kann die Haltung und Motivation der Mitarbeitenden näher beschrieben werden. Zu geeigneten Attributen zur Beschreibung der Arbeitsbereitschaft zählt das Zeigen von Eigeninitiative, eine positive Grundeinstellung, eine dynamische Grundeinstellung sowie das Leisten von Mehrarbeit.

In dem fertigen Arbeitszeugnis k√∂nnte eine sehr gute Bewertung der Arbeitsbereitschaft also wie folgt aussehen: "Herr Mustermann besa√ü eine weit √ľberdurchschnittliche Leistungsbereitschaft und identifizierte sich in h√∂chstem Ma√üe mit seinen Aufgaben, welche er mit einer positiven Grundeinstellung anging."

Arbeitsbefähigung

Die Arbeitsbef√§higung beschreibt, wie gut die erforderlichen Eigenschaften der Mitarbeitenden f√ľr deren T√§tigkeitsfeld vorhanden oder ausgepr√§gt sind. Mit den Attributen der k√ľnstlerischen Kreativit√§t, der Analyse- und Probleml√∂sef√§higkeit, dem √§sthetischen Gef√ľhl, der k√∂rperlichen und psychischen Belastbarkeit sowie der Stressresistenz lassen sich die F√§higkeiten der Mitarbeitenden n√§her beschreiben.

Ein Beispiel f√ľr die Note 1 in einem qualifizierten Arbeitszeugnis k√∂nnte zum Beispiel so aussehen: "Er war ein sehr belastbarer und ausdauernder Mitarbeiter, der die k√∂rperlich anstrengenden Aufgaben des Berufes stets sehr gut bew√§ltigte."

Fachwissen

Zum Fachwissen z√§hlen die Tiefe und die Breite der Fachkenntnisse sowie eventuelles Spezialwissen und auch die Berufserfahrung. Dabei ist auch zu ber√ľcksichtigen, ob die Mitarbeitenden das Wissen erfolgreich in der Praxis angewendet haben. Besonders zu erw√§hnende Aspekte des Fachwissens umfassen zum Beispiel die Produkt- und Branchenkenntnisse sowie das Sprechen von Fremdsprachen und Programmierkenntnisse.

Eine Bewertung der Fachkenntnisse mit der Note 1 wäre also zum Beispiel: "Sein auch in Randbereichen exzellentes Fachwissen sowie seine ausgezeichneten Produktkenntnisse setzte Herr Mustermann stets sehr sicher und gekonnt in der Praxis ein."

Weiterbildung

Eine Weiterbildung wird in der Regel nur erwähnt, wenn die Mitarbeitenden Seminare oder Fortbildungen besucht haben. Bei der Benotung kommt es darauf an, ob das neu erworbene Wissen auch in der Praxis angewendet wurde.

In der Praxis kann die Erwähnung von Weiterbildungen in einem sehr guten Arbeitszeugnis wie folgt aussehen: "Um dieses Wissen zu erweitern und zu aktualisieren, nutzte er die gebotenen Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung immer mit sehr gutem Erfolg."

Arbeitsweise

Die Arbeitsweise, oder auch der Arbeitsstil, beschreibt, wie die Aufgaben erledigt wurden. Dabei sollten f√ľr das Arbeitszeugnis Arbeitsweisen ausgew√§hlt werden, die bei dem Beruf wichtig sind oder zu den Mitarbeitenden passen. G√§ngige Attribute f√ľr die Beschreibung der Arbeitsweise sind zum Beispiel das selbstst√§ndige, gewissenhafte, saubere, ziel- und serviceorientierte sowie das zuverl√§ssige Arbeiten.

Beispielsweise könnte eine Beschreibung der Arbeitsweise mit der Note 1 wie folgt aussehen: "Herr Mustermann zeichnete sich ausnahmslos durch eine gewissenhafte, pragmatische sowie strukturierte Arbeitsweise aus und agierte ebenso äußerst vorausschauend, zielorientiert sowie planmäßig."

Arbeitserfolg

Beim Arbeitserfolg wird bewertet, wie erfolgreich die Aufgaben erledigt wurden. Dabei können zum Beispiel der Verkaufserfolg, die Schnelligkeit und Termintreue sowie die Qualität und Menge der erledigten Aufgaben erwähnt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass das Fehlen von Formulierungen zum Thema Arbeitserfolg in einem Arbeitszeugnis als negatives Signal gewertet werden kann.

Im fertigen Arbeitszeugnis könnte eine Beschreibung eines sehr guten Arbeitserfolgs in etwa so aussehen: "Herr Mustermann erzielte qualitativ und quantitativ immer sehr gute Arbeitsergebnisse."

F√ľhrungsleistung

Gegebenenfalls wird in der Leistungsbeurteilung auch die F√ľhrungsleistung bewertet. Diese beschreibt die Qualit√§t und Art der F√ľhrung und wie gut diese zum Erfolg gef√ľhrt hat. Um den F√ľhrungserfolg zu beschreiben, k√∂nnen Aspekte wie das Arbeitsklima, das Durchsetzungs- oder Delegationsverm√∂gen mit einbezogen werden.

Eine Bewertung der F√ľhrungsleistung mit der Note 1 w√§re beispielsweise: "Als Vorgesetzter war er aufgrund seiner ausgezeichneten F√ľhrungsqualit√§ten in hohem Ma√üe anerkannt und gesch√§tzt. Er schaffte jederzeit eine positive Arbeitsatmosph√§re und motivierte seine Mitarbeitenden permanent zu optimalen Leistungen."

Zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung beschreibt die einzelnen Bewertungskriterien in einem Arbeitszeugnis in einem Satz und gibt so die Durchschnittsnote des Arbeitszeugnisses wieder.

F√ľr die Note 1 s√§he solch eine Zusammenfassung wie folgt aus: "Alle seine Aufgaben erf√ľllte Herr Mustermann stets zu unserer vollsten Zufriedenheit und entsprach unseren Erwartungen in allerbester Weise und jeder Hinsicht."

Internes und externes Verhalten

Bei der Bewertung des Verhaltens kann zwischen dem internen und dem externen Verhalten unterschieden werden. Das interne Verhalten bezieht sich auf Vorgesetzte und Kolleginnen und Kollegen sowie die Einhaltung von Regeln. Dabei können Attribute wie ehrlich, teamorientiert, besonders freundlich oder diskret ausgewählt werden.

Ein Beispiel mit einer sehr guten Bewertung des internen Verhaltens k√∂nnte wie folgt aussehen: "Das Verhalten von Herrn Mustermann gegen√ľber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich. Er wurde wegen seiner stets freundlichen und hilfsbereiten Art allseits sehr gesch√§tzt."

Das externe Verhalten bezieht sich auf die Kundschaft und Geschäftspartnerinnen und -partner. Um dieses Verhalten zu beschreiben, können Attribute wie das Verhandlungsgeschick oder ein souveränes Auftreten verwendet werden.

F√ľr eine sehr gute Bewertung k√∂nnte im Arbeitszeugnis stehen: "Unseren Bewerbern gegen√ľber trat er immer sehr sicher und h√∂flich auf, wobei er auch durch sein sehr gutes Verhandlungsgeschick √ľberzeugte."

Ausstellungs- und Beendigungsgrund

Der Ausstellungs- bzw. Beendigungsgrund in einem Arbeitszeugnis gibt die Umst√§nde des Austritts der Arbeitnehmenden an. Es wird angegeben, ob die Trennung seitens des Unternehmens oder der Arbeitnehmenden geschehen ist und aus welchen Gr√ľnden.

Ein Beispiel f√ľr einen Beendigungsgrund seitens der Arbeitnehmenden k√∂nnte in etwa so aussehen: "Herr Mustermann verl√§sst unser Unternehmen auf eigenen Wunsch zum 30. September 2023."

Schlussformel

Zu den Schlussformulierungen geh√∂ren sowohl die Aussprache von Dank und Bedauern als auch die Zukunftsw√ľnsche f√ľr die Arbeitnehmenden.

In einem Arbeitszeugnis k√∂nnte die Schlussformel mit der Note 1 beispielsweise so aussehen: "Wir danken ihm f√ľr seine stets sehr guten Leistungen und bedauern sein Ausscheiden sehr. F√ľr seinen weiteren Berufs- und Lebensweg w√ľnschen wir ihm alles Gute und weiterhin viel Erfolg."

Unterschrift

Am Ende des Zeugnisprozesses steht die Unterschrift. Selbst dieses Detail hat eine Bedeutung und kann den Gesamteindruck und die Gesamtnote des Zeugnisses best√§tigen oder im schlimmsten Fall abwerten. Grunds√§tzlich gilt, dass ein Zeugnis von einem in der Hierarchie h√∂her gestellten Mitarbeitenden bzw. der direkt vorgesetzten Person unterschrieben werden muss. Wenn ein Zeugnis nur von einer Person aus der Personalabteilung unterschrieben wurde, kann das ausdr√ľcken, dass die direkt vorgesetzte Person mit dem Zeugnis nicht einverstanden ist. Zumindest bei guten Arbeitnehmenden sollte das also nicht sein, da so die Wertsch√§tzung in jedem Fall verloren geht.

Im Optimalfall stehen auf dem Zeugnis zwei Unterschriften, zumindest in Unternehmen mit einer gewissen Gr√∂√üe. Zum einen von der direkt vorgesetzten Person und zum anderen von der Personalleitung oder einer mitarbeitenden Person der Personalabteilung. Die Gesch√§ftsf√ľhrung sollte nur unterschreiben, wenn auch eine direkte Zusammenarbeit erkennbar ist. Zumindest ist in diesem Fall wichtig, dass gleichzeitig auch die direkt vorgesetzte Person unterschreibt. Au√üerdem ist bei der Unterschrift wichtig, dass der Ort und das Datum mitangegeben werden.

Zusammenfassung

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hat einen festen Aufbau, der unbedingt eingehalten werden sollte, damit ein unternehmens√ľbergreifendes Verst√§ndnis des Zeugnisses erreicht werden kann. Die Bestandteile eines Arbeitszeugnisses sind die √úberschrift, Einleitung und Unternehmensbeschreibungen, worauf im Anschluss die T√§tigkeitsbeschreibungen folgen. Bei der anschlie√üenden Leistungsbeurteilung muss auf die Aspekte Arbeitsbereitschaft und -bef√§higung, das Fachwissen, Weiterbildungen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, eine eventuelle F√ľhrungsleistung sowie schlie√ülich auf die zusammenfassende Leistungsbeurteilung eingegangen werden. Nach der Beurteilung des internen und externen Verhaltens folgen der Ausstellungs- bzw. Beendigungsgrund und eine Schlussformel. Daran anschlie√üend folgen die Unterschriften.

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