Wenn es um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses geht, gilt es einige Regeln bezüglich des Aufbaus zu beachten, die allgemein anerkannt sind. Bestimmte Formulierungen und eine gewisse Anordnung sollte in jedem Arbeitszeugnis zu finden sein. Oftmals herrscht jedoch in den einzelnen Bereichen und bei der Zeugnissprache Unklarheit, wie diese genau auszusehen hat. Aus diesem Grund finden Sie im Folgenden eine detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Bereichen und den wichtigsten inhaltlichen Aspekten in einem qualifizierten Arbeitszeugnis.
Inhalt:
Formale Anforderungen
Ein Arbeitszeugnis muss unbedingt auf einem Briefbogen gedruckt ausgehändigt werden und außerdem allgemeine Geschäftsinformationen enthalten. Dabei darf das Anschriftenfeld (Anschrift der Mitarbeitenden) nicht ausgefüllt sein. Häufig werden sog. Repräsentationsbogen verwendet, die von dem üblichen Briefpapier für normale Korrespondenz abweichen.
Außerdem gibt es theoretisch keine Höchstzahl an Seiten in einem Arbeitszeugnis. Allerdings sollte spätestens bei der dritten angebrochenen Seite Schluss sein. Besonders bei einer langen Betriebszugehörigkeit mit vielen Tätigkeitswechseln kann es jedoch schnell vorkommen, dass diese Seitenanzahl erreicht wird. In diesem Fall sollte vor dem finalen Druck immer hinterfragt werden, ob wirklich alle aufgeführten Tätigkeiten relevant sind.
Auch die Formatierung spielt bei der Anzahl der Seiten in einem Arbeitszeugnis eine große Rolle. Immerhin entstehen durch einen größeren Zeilenabstand oder breitere Seitenränder auch mehr Seiten. Zu empfehlen ist deshalb die Verwendung einer gut lesbaren Schriftart, wie Arial, in der Schriftgröße 11pt. Der Zeilenabstand sollte zwischen 1 und 1,2 liegen und an jeder Seite sollte ein Rand von 2,5cm sein.
Überschrift, Einleitung und Unternehmensbeschreibung
Die Überschrift eines Zeugnisses enthält für gewöhnlich lediglich den Titel des Zeugnisses. Dabei kann es sich folglich um ein Arbeitszeugnis, Praktikumszeugnis, Zwischenzeugnis etc. handeln.
In der Einleitung werden die Arbeitnehmenden mit ihrem vollen Namen, dem Stellentitel, dem Eintrittsdatum usw. vorgestellt.
Ein Beispiel für einen Einleitungssatz in einem Zwischenzeugnis könnte wie folgt aussehen: "Herr Maximilian Mustermann, geboren am 1. Januar 1980 in Musterort, ist seit dem 1. Januar 2023 in unserem Unternehmen als Personalsachbearbeiter tätig."
Die Unternehmensbeschreibung sollte in einem Arbeitszeugnis einige Komponenten, wie eine Brancheninformation, das Vertriebsgebiet oder die Anzahl der Mitarbeitenden beinhalten.
Eine typische Unternehmensbeschreibung in einem Arbeitszeugnis könnte zum Beispiel so aussehen: "Die Flowmium GmbH ist ein 2020 gegründetes Unternehmen mit dem Anspruch und der Vision, innovative Softwarelösungen für den HR-Bereich zu entwickeln. Dabei legen wir den Fokus stark auf raffinierte und automatisierte Workflows. Unser erstes Produkt ist ein Zeugnisgenerator, mit dem besonders individuelle und aussagekräftige Zeugnisse erstellt werden können."
Tätigkeitsbeschreibung
Die Tätigkeitsbeschreibung ist eine der wichtigsten Zeugniskomponenten. Sie findet am häufigsten Beachtung, da sich dort Informationen über die Berufserfahrung der Arbeitnehmenden finden lassen. Die Tätigkeiten werden sachlich und ohne Wertung formuliert. Auch sollten diese allgemein verständlich verfasst werden, damit auch Personen mit fehlenden Branchenkenntnissen ein realistisches Bild des früheren Aufgabenfelds haben können.
Bei der Beschreibung der Tätigkeiten gibt es einige Faustregeln, die man beachten sollte. So sollten beispielsweise je nach Tätigkeit und Hierarchie zwischen 5 und 10 Aufgaben aufgelistet werden, wobei einzelne Aufgaben etwas ausführlicher beschrieben werden sollten. Außerdem sollten die Aufgaben nach Wichtigkeit und Häufigkeit sortiert werden, eine Aufzählung in Stichpunkten ist dabei in der Regel besser und schneller zu lesen.
Falls mehrere Stationen innerhalb des Unternehmens von den Arbeitnehmenden durchlaufen worden sind, sollte zu jeder dieser Stationen ein eigener Aufgabenblock eingefügt werden.
Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung selbst ist in einige Unterpunkte aufgeteilt, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis unbedingt Erwähnung finden sollten. Zu diesen Unterpunkten gehören die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung, das Fachwissen, Weiterbildungen, die Arbeitsweise, der Arbeitserfolg und eventuelle Führungsleistungen sowie die zusammenfassende Leistungsbeurteilung.
Arbeitsbereitschaft
Unter Arbeitsbereitschaft ist vor allem die Einstellung zur Arbeit und die grundlegende Motivation der Mitarbeitenden zu verstehen. Mit Attributen wie Eigeninitiative kann die Haltung und Motivation der Mitarbeitenden näher beschrieben werden. Zu geeigneten Attributen zur Beschreibung der Arbeitsbereitschaft zählt das Zeigen von Eigeninitiative, eine positive Grundeinstellung, eine dynamische Grundeinstellung sowie das Leisten von Mehrarbeit.
In dem fertigen Arbeitszeugnis könnte eine sehr gute Bewertung der Arbeitsbereitschaft also wie folgt aussehen: "Herr Mustermann besaß eine weit überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft und identifizierte sich in höchstem Maße mit seinen Aufgaben, welche er mit einer positiven Grundeinstellung anging."
Arbeitsbefähigung
Die Arbeitsbefähigung beschreibt, wie gut die erforderlichen Eigenschaften der Mitarbeitenden für deren Tätigkeitsfeld vorhanden oder ausgeprägt sind. Mit den Attributen der künstlerischen Kreativität, der Analyse- und Problemlösefähigkeit, dem ästhetischen Gefühl, der körperlichen und psychischen Belastbarkeit sowie der Stressresistenz lassen sich die Fähigkeiten der Mitarbeitenden näher beschreiben.
Ein Beispiel für die Note 1 in einem qualifizierten Arbeitszeugnis könnte zum Beispiel so aussehen: "Er war ein sehr belastbarer und ausdauernder Mitarbeiter, der die körperlich anstrengenden Aufgaben des Berufes stets sehr gut bewältigte."
Fachwissen
Zum Fachwissen zählen die Tiefe und die Breite der Fachkenntnisse sowie eventuelles Spezialwissen und auch die Berufserfahrung. Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob die Mitarbeitenden das Wissen erfolgreich in der Praxis angewendet haben. Besonders zu erwähnende Aspekte des Fachwissens umfassen zum Beispiel die Produkt- und Branchenkenntnisse sowie das Sprechen von Fremdsprachen und Programmierkenntnisse.
Eine Bewertung der Fachkenntnisse mit der Note 1 wäre also zum Beispiel: "Sein auch in Randbereichen exzellentes Fachwissen sowie seine ausgezeichneten Produktkenntnisse setzte Herr Mustermann stets sehr sicher und gekonnt in der Praxis ein."
Weiterbildung
Eine Weiterbildung wird in der Regel nur erwähnt, wenn die Mitarbeitenden Seminare oder Fortbildungen besucht haben. Bei der Benotung kommt es darauf an, ob das neu erworbene Wissen auch in der Praxis angewendet wurde.
In der Praxis kann die Erwähnung von Weiterbildungen in einem sehr guten Arbeitszeugnis wie folgt aussehen: "Um dieses Wissen zu erweitern und zu aktualisieren, nutzte er die gebotenen Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung immer mit sehr gutem Erfolg."
Arbeitsweise
Die Arbeitsweise, oder auch der Arbeitsstil, beschreibt, wie die Aufgaben erledigt wurden. Dabei sollten für das Arbeitszeugnis Arbeitsweisen ausgewählt werden, die bei dem Beruf wichtig sind oder zu den Mitarbeitenden passen. Gängige Attribute für die Beschreibung der Arbeitsweise sind zum Beispiel das selbstständige, gewissenhafte, saubere, ziel- und serviceorientierte sowie das zuverlässige Arbeiten.
Beispielsweise könnte eine Beschreibung der Arbeitsweise mit der Note 1 wie folgt aussehen: "Herr Mustermann zeichnete sich ausnahmslos durch eine gewissenhafte, pragmatische sowie strukturierte Arbeitsweise aus und agierte ebenso äußerst vorausschauend, zielorientiert sowie planmäßig."
Arbeitserfolg
Beim Arbeitserfolg wird bewertet, wie erfolgreich die Aufgaben erledigt wurden. Dabei können zum Beispiel der Verkaufserfolg, die Schnelligkeit und Termintreue sowie die Qualität und Menge der erledigten Aufgaben erwähnt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass das Fehlen von Formulierungen zum Thema Arbeitserfolg in einem Arbeitszeugnis als negatives Signal gewertet werden kann.
Im fertigen Arbeitszeugnis könnte eine Beschreibung eines sehr guten Arbeitserfolgs in etwa so aussehen: "Herr Mustermann erzielte qualitativ und quantitativ immer sehr gute Arbeitsergebnisse."
Führungsleistung
Gegebenenfalls wird in der Leistungsbeurteilung auch die Führungsleistung bewertet. Diese beschreibt die Qualität und Art der Führung und wie gut diese zum Erfolg geführt hat. Um den Führungserfolg zu beschreiben, können Aspekte wie das Arbeitsklima, das Durchsetzungs- oder Delegationsvermögen mit einbezogen werden.
Eine Bewertung der Führungsleistung mit der Note 1 wäre beispielsweise: "Als Vorgesetzter war er aufgrund seiner ausgezeichneten Führungsqualitäten in hohem Maße anerkannt und geschätzt. Er schaffte jederzeit eine positive Arbeitsatmosphäre und motivierte seine Mitarbeitenden permanent zu optimalen Leistungen."
Zusammenfassende Leistungsbeurteilung
Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung beschreibt die einzelnen Bewertungskriterien in einem Arbeitszeugnis in einem Satz und gibt so die Durchschnittsnote des Arbeitszeugnisses wieder.
Für die Note 1 sähe solch eine Zusammenfassung wie folgt aus: "Alle seine Aufgaben erfüllte Herr Mustermann stets zu unserer vollsten Zufriedenheit und entsprach unseren Erwartungen in allerbester Weise und jeder Hinsicht."
Internes und externes Verhalten
Bei der Bewertung des Verhaltens kann zwischen dem internen und dem externen Verhalten unterschieden werden. Das interne Verhalten bezieht sich auf Vorgesetzte und Kolleginnen und Kollegen sowie die Einhaltung von Regeln. Dabei können Attribute wie ehrlich, teamorientiert, besonders freundlich oder diskret ausgewählt werden.
Ein Beispiel mit einer sehr guten Bewertung des internen Verhaltens könnte wie folgt aussehen: "Das Verhalten von Herrn Mustermann gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich. Er wurde wegen seiner stets freundlichen und hilfsbereiten Art allseits sehr geschätzt."
Das externe Verhalten bezieht sich auf die Kundschaft und Geschäftspartnerinnen und -partner. Um dieses Verhalten zu beschreiben, können Attribute wie das Verhandlungsgeschick oder ein souveränes Auftreten verwendet werden.
Für eine sehr gute Bewertung könnte im Arbeitszeugnis stehen: "Unseren Bewerbern gegenüber trat er immer sehr sicher und höflich auf, wobei er auch durch sein sehr gutes Verhandlungsgeschick überzeugte."
Ausstellungs- und Beendigungsgrund
Der Ausstellungs- bzw. Beendigungsgrund in einem Arbeitszeugnis gibt die Umstände des Austritts der Arbeitnehmenden an. Es wird angegeben, ob die Trennung seitens des Unternehmens oder der Arbeitnehmenden geschehen ist und aus welchen Gründen.
Ein Beispiel für einen Beendigungsgrund seitens der Arbeitnehmenden könnte in etwa so aussehen: "Herr Mustermann verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch zum 30. September 2023."
Schlussformel
Zu den Schlussformulierungen gehören sowohl die Aussprache von Dank und Bedauern als auch die Zukunftswünsche für die Arbeitnehmenden.
In einem Arbeitszeugnis könnte die Schlussformel mit der Note 1 beispielsweise so aussehen: "Wir danken ihm für seine stets sehr guten Leistungen und bedauern sein Ausscheiden sehr. Für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm alles Gute und weiterhin viel Erfolg."
Unterschrift
Am Ende des Zeugnisprozesses steht die Unterschrift. Selbst dieses Detail hat eine Bedeutung und kann den Gesamteindruck und die Gesamtnote des Zeugnisses bestätigen oder im schlimmsten Fall abwerten. Grundsätzlich gilt, dass ein Zeugnis von einem in der Hierarchie höher gestellten Mitarbeitenden bzw. der direkt vorgesetzten Person unterschrieben werden muss. Wenn ein Zeugnis nur von einer Person aus der Personalabteilung unterschrieben wurde, kann das ausdrücken, dass die direkt vorgesetzte Person mit dem Zeugnis nicht einverstanden ist. Zumindest bei guten Arbeitnehmenden sollte das also nicht sein, da so die Wertschätzung in jedem Fall verloren geht.
Im Optimalfall stehen auf dem Zeugnis zwei Unterschriften, zumindest in Unternehmen mit einer gewissen Größe. Zum einen von der direkt vorgesetzten Person und zum anderen von der Personalleitung oder einer mitarbeitenden Person der Personalabteilung. Die Geschäftsführung sollte nur unterschreiben, wenn auch eine direkte Zusammenarbeit erkennbar ist. Zumindest ist in diesem Fall wichtig, dass gleichzeitig auch die direkt vorgesetzte Person unterschreibt. Außerdem ist bei der Unterschrift wichtig, dass der Ort und das Datum mitangegeben werden.
Zusammenfassung
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hat einen festen Aufbau, der unbedingt eingehalten werden sollte, damit ein unternehmensübergreifendes Verständnis des Zeugnisses erreicht werden kann. Die Bestandteile eines Arbeitszeugnisses sind die Überschrift, Einleitung und Unternehmensbeschreibungen, worauf im Anschluss die Tätigkeitsbeschreibungen folgen. Bei der anschließenden Leistungsbeurteilung muss auf die Aspekte Arbeitsbereitschaft und -befähigung, das Fachwissen, Weiterbildungen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, eine eventuelle Führungsleistung sowie schließlich auf die zusammenfassende Leistungsbeurteilung eingegangen werden. Nach der Beurteilung des internen und externen Verhaltens folgen der Ausstellungs- bzw. Beendigungsgrund und eine Schlussformel. Daran anschließend folgen die Unterschriften.
